Sommerparty Firmenfeier

Einladung zum Mitarbeiterfest: Tipps, Tricks & Muster

Ihr steckt gerade in der Planung für Euer nächstes Mitarbeiterfest? Dabei darf natürlich nicht die Einladung des Teams fehlen – schließlich sind das die Menschen, für die die Betriebsfeier veranstaltet wird! Daher solltet Ihr ihnen rechtzeitig die wichtigsten Informationen mitteilen. Welche das sind und worauf Ihr sonst noch achten solltet, erfahrt Ihr in diesem Blogartikel. Außerdem gibt es eine kostenlose Textvorlage zum Download!

Schritt für Schritt zur Einladung zum Mitarbeiterfest

1. Zeitpunkt

Um sicherzustellen, dass der Großteil Eurer Belegschaft kommt, solltet Ihr zunächst einen Versandzeitpunkt für die Einladung zum Mitarbeiterfest bestimmen. Denn dieser ist in Bezug auf die Planungssicherheit von hoher Relevanz. Wir empfehlen, direkt eine erste Save the Date Mitteilung zu versenden, wenn der Termin für das Mitarbeiterfest steht. So garantiert Ihr, dass die Eingeladenen sich den Termin so früh wie möglich frei halten. Die richtige Einladung mit weiteren Informationen sollte dann spätestens zwei Monate vor dem Event verschickt werden. So habt Ihr in der Regel genug Zeit, um Rückmeldungen zu erhalten.

2. Versandart

Der Zeitpunkt steht fest! Jetzt solltet Ihr überlegen, auf welchem Weg Ihr die Einladung versendet.

Icon E-Mail

Per E-Mail

Um möglichst viele Kolleg:innen schnell zu erreichen, ist ein Versand per E-Mail der einfachste Weg. Gerade bei einer großen Belegschaft, die auf mehrere Standorte verteilt ist, bietet sich diese Methode an. Aber Ihr lauft Gefahr, dass Eure Einladung zum Mitarbeiterfest in vollen Posteingängen untergeht. Daher ist es wichtig, eine Betreffzeile zu formulieren, die zum Lesen einlädt. Seid also kreativ und sprecht Eure Mitarbeitenden gerne direkt persönlich an.

Hier ein paar Beispiele:

  • [Name], kommst Du zum Mitarbeiterfest?
  • Fun, Food und gute Laune: Sei dabei beim Mitarbeiterfest! 🎉
  • Save the Date: [Firmenname] Mitarbeiterfest [202x]!
  • Unsere Superhelden feiern: Mitarbeiterfest [202x]! 💪
  • Im Kalender 📆 eintragen: Unser Mitarbeiterfest [202x]!
Icon Brief

Per Post

Für ein kleineres Team kommt auch eine postalische Einladungskarte als Versandmethode in Frage. Mit einem exklusiven Schreiben auf Papier schafft Ihr mehr Nähe zu den Eingeladenen und betont deren Wertschätzung. Außerdem wirkt eine Einladung per Post formeller und eignet sich daher für besondere Firmenanlässe! Im Gegensatz zu einer E-Mail, kann Eure Einladung auch nicht in vollen Posteingängen untergehen.

Tipp: Ihr habt Euch für eine Einladung per Post entschieden? Dann verleiht Eurem Schreiben einen persönlichen Touch und unterschreibt handschriftlich! Diese kleine Geste drückt besonders viel Wertschätzung aus.

3. Design

Für das Design Eurer Einladung zum Mitarbeiterfest könnt Ihr Euer Kreativität freien Lauf lassen! Aber keine Sorge, wenn Ihr keine Grafik-Expert:innen seid – mittlerweile gibt es eine große Auswahl an kostenlosen Online-Vorlagen (➜ wir nutzen zum Beispiel gerne das Tool „Canva“). Generell solltet Ihr Euch bei der Gestaltung an Euer Unternehmensdesign halten. Das heißt, Ihr verwendet Eure Farben, Schriftarten und Logo, damit die Firma im Design widergespiegelt wird. Läuft Euer Mitarbeiterfest unter einem bestimmten Motto? Dann richtet das Aussehen der Einladung doch danach aus und fügt passende Illustrationen ein. Wenn Ihr noch Teamfotos von der letzten Betriebsfeier habt, eignen sich auch diese für Euer Einladungsschreiben.

4. Inhalt

Eure Einladung zum Mitarbeiterfest sieht jetzt ansprechend aus und es ist sichergestellt, dass alle erreicht werden. Aber wichtig ist natürlich auch, dass darin alle nötigen Informationen vorhanden sind. Um den Überblick zu behalten, helfen die fünf W-Fragen:

  • Wann? Benennt das Datum sowie eine genaue Uhrzeit für das Mitarbeiterfest.
  • Wo? Nennt neben der Location auch die Adresse mit einer Anfahrtsbeschreibung sowie Tipps zu Parkmöglichkeiten. Ist eine gemeinsame Anreise geplant, solltet Ihr hier den Treffpunkt und die -Zeit erwähnen.
  • Was? Skizziert das grobe Rahmenprogramm Eurer Firmenfeier, ohne dabei zu viel zu verraten. Die Spannung soll schließlich bis zum Start des Events hoch bleiben.
  • Wer? Überlegt, welche externen Gäste (ehemalige Mitarbeiter:innen, Geschäftspartner:innen, Gastredner:innen) Ihr neben Eurer Belegschaft noch einladen wollt. Gebt außerdem an, wie viele Begleitpersonen jede:r mitnehmen darf.
  • Wie? Kommuniziert, auf welche Weise sich die Eingeladenen zurückmelden können. Ihr könnt um eine telefonische, schriftliche oder persönliche Antwort bitten oder eine Registrierungsseite einrichten, bei der sich die Gäste anmelden. Für Rückfragen sollte auch ein:e Ansprechpartner:in genannt werden.

5. Einladung zum Mitarbeiterfest Text

Icon Brief und Stift

Versandzeitpunkt und -methode, das passende Layout und die wichtigsten Informationen stehen fest? Dann gilt es jetzt, das Schreiben zu formulieren! Dabei ist das Wichtigste, dass alle relevanten Informationen kurz und klar aufgeführt werden. Die verwendete Sprache richtet sich nach Eurer Unternehmenskultur und kann gerne auch etwas persönlicher sein. Wenn Euch Insider-Witze oder thematisch passende Wortspiele einfallen, lasst diese gerne in den Text einfließen. Außerdem könnt Ihr Worte der Wertschätzung verwenden, damit Eure Mitarbeiter:innen gerne die Betriebsfeier besuchen.

Möglicher Einladung zum Mitarbeiterfest Text

Liebe:r [Name Mitarbeiter:in],

wir wollen uns bei dem gesamten Team für den Einsatz bedanken und laden Dich daher herzlich zu unserem alljährlichen Mitarbeiterfest ein!

Datum: [Datum des Mitarbeiterfest]

Uhrzeit: Ab [Startzeit] bis voraussichtlich [Endpunkt].

Ort: [Location], [Adresse]

Dresscode: [Motto]

Anmeldung: Bitte teile uns bis zum [Datum] via E-Mail an [E-Mail-Adresse] mit, ob und mit viel Begleitpersonen Du teilnehmen wirst. Wende Dich bei Rückfragen bitte an [Name Ansprechpartner:in].

Wir freuen uns, Dich bei unserem Mitarbeiterfest begrüßen zu dürfen!

Euer Team von [Firmenname]

Mehr Tipps & Tricks benötigt?

Dann nehmt jederzeit Kontakt mit uns auf! Unsere Eventmanager:innen stehen Euch gerne telefonisch unter der 022892982627, per Mail (info@herzbluttigerevents.de) oder via >WhatsApp zur Verfügung. Wir freuen uns, von Euch zu hören!

Euer Ansprechpartner:

Markus Lennackers

Markus Lennackers
Experte für Mitarbeiterfeste

Und falls Ihr noch nach Mitarbeiterfest Ideen sucht, schaut gerne mal in >unserem Erlebnisportfolio vorbei!

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    Über mich

    Johanna von Herzbluttiger Events

    Johanna Jörgens

    Johanna Jörgens ist seit 2023 Social Media Managerin bei Herzbluttiger Events & People. Sie ist also zwar hauptsächlich auf unseren sozialen Kanälen aktiv, lässt ihrer Kreativität aber auch in dem ein oder anderen Beitrag freien Lauf.

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