Ihr habt alle wichtigen Vorbereitungen für Euer kommendes Firmen Sommerfest getroffen, alles soweit durchgeplant und Eure >Checkliste fast vollständig abgearbeitet? Dann fehlt nur noch die Einladung zum Sommerfest Firma an das gesamte Team! Aber welche Informationen gehören in das Rundschreiben und wie könnte eine passende Formulierung aussehen? Wir zeigen Euch, worauf Ihr bei der Gestaltung der Einladung achten solltet; inklusive Schritt-für-Schritt-Anleitung sowie kostenloser Text Vorlage zum Downloaden!
Schritt für Schritt zur Sommerfest Einladung
1. Zeitpunkt
Der erste Punkt, über den Ihr Euch Gedanken machen solltet, ist der Zeitpunkt der Einladungserstellung. Besonders in der sommerlichen Urlaubszeit gestaltet es sich als schwierig, einen Tag zu finden, an dem alle Mitarbeitenden verfügbar sind. Um sicherzustellen, dass möglichst viele Kolleg:innen an dem Sommerfest teilnehmen können, ist es ratsam, den Termin sowie alle wichtigen Informationen frühzeitig bekannt zu geben. Grundsätzlich gilt: Sobald der Termin feststeht, könnt Ihr eine erste Ankündigung ans Team versenden. Das eigentliche Einladungsschreiben sollte dann spätestens zwei Monate vor der Veranstaltung bei den Teilnehmenden eintreffen. Darüber hinaus könnt Ihr zusätzlich einen Reminder etwa drei bis zwei Wochen vor dem Event verschicken.
➜ Tipp: Seeding betreiben
Ein cleverer Trick zur Steigerung der Vorfreude ist das sogenannte „informative Seeding“. Hierbei sät Ihr zunächst durch ein Save-The-Date-Rundschreiben die wichtigsten Eckdaten aus. Basierend auf dieser Streuung von Informationen, könnt Ihr daraufhin nach und nach weitere Details aufkeimen lassen, indem Ihr regelmäßig Countdowns mit weiterführenden Informationen verschickt. Die Früchte, die aus dem Seeding resultieren, werdet Ihr in Form einer gesteigerten Resonanz und größeren Begeisterung abgreifen können.
2. Versandart
Bevor es an das Verfassen des Textes geht, solltet Ihr Euch überlegen, ob Ihr die Einladung digital oder postalisch versenden möchtet.
Per E-Mail
Um möglichst viele Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen zu erreichen, ist der einfachste und effizienteste Weg die Nutzung der digitalen Versandart. Dabei ist es entscheidend, unmittelbar die Aufmerksamkeit der Empfänger:innen zu gewinnen, damit die Einladung nicht im Posteingang übersehen oder gar ungelesen im Papierkorb landet. Aus diesem Grund ist es ratsam, eine kreative Betreffzeile zu formulieren, die sofort ins Auge fällt.
Hier ein paar Beispiele:
- [Name], kommst Du zum Sommerfest?
- Halbzeit – das muss gefeiert werden! 🎉
- Im Kalender 📆 eintragen: Unser Sommerfest [202X]!
- Urlaubsreif? Wir holen den Strand zu uns in die Firma! 🏖️
- Save the date: [Firmenname] Sommerfest [202X]!
Per Post
Wenn Ihr innerhalb eines kleinen Teams arbeitet, kann auch eine postalische Einladungskarte eine tolle Möglichkeit sein, um Eure Belegschaft zu erreichen. Mit einem exklusiven Anschreiben in Papierform könnt Ihr eine besondere Nähe zu den Empfänger:innen aufbauen und Eure Freude über deren Teilnahme am Sommerfest betonen. Gleichzeitig entgeht Ihr dem Risiko, dass Eure Einladung in der Flut digitaler E-Mails untergeht.
➜ Tipp: Ihr habt Euch für einen Einladungsgruß per Post entschieden? Dann nehmt Euch die Zeit und unterschreibt jede Karte handschriftlich. Diese kleine Geste lässt die Einladung umso persönlicher wirken.
3. Design
Bei dem Design der Sommerfest Firma Einladung gilt: Je origineller, desto besser. Doch keine Sorge, falls Ihr weder ein grafisches Händchen noch eine kreative Ader besitzt! Es gibt eine Vielzahl an kostenlosen Online-Vorlagen, die Ihr nur noch individualisieren und in Auftrag geben müsst (➜ wir nutzen beispielsweise gerne das Tool „Canva“).
Eine mögliche Individualisierung wäre etwa die Anpassung der Kolorierung. Für eine Einladung zum Sommerfest sind helle Farben wie Gelb, Creme oder Orange bestens geeignet. Zudem könnt Ihr auch verschiedene Elemente in das Layout einbinden. Typische Sommer-Symbole wären etwa Sonnenstrahlen, Palmen, Muscheln, Wellen, Cocktailgläser oder Eistüten. Vielleicht habt Ihr auch noch schöne Bilder von dem letzten Sommerfest? Dann fügt die Teamfotos gleich mit hinzu!
4. Struktur der Sommerfest Einladung
Selbst die schönste Einladung kann ihren Zweck verfehlen, wenn sie wesentliche Informationen vorenthält. Daher ist es unerlässlich, im Text die wichtigsten Details anzugeben. Orientiert Euch dabei am besten an den fünf W-Fragen:
- Was? Skizziert den groben Ablauf der Sommerfeier, doch achtet darauf, nicht gleich das komplette Event-Timing zu verraten. Auf diese Weise könnt Ihr die Neugierde Eurer Gäste wecken und die Spannung bis zum Start hochhalten.
- Wann? Neben Datum und Beginn kann an diesem Punkt auch das geplante Ende des Sommerfestes genannt werden.
- Wo? Falls das Sommerfest nicht in der Firma stattfindet, solltet Ihr die Location samt Adresse, Anfahrtsbeschreibung sowie Tipps zu Parkmöglichkeiten nennen. Wenn eine gemeinsame Anreise geplant ist, könnt Ihr an dieser Stelle auch den gemeinsamen Treffpunkt erwähnen.
- Wer? Gebt an, ob und wie viele Begleitpersonen mitgebracht werden dürfen.
- Wie? Damit Ihr direkte Reaktionen auf die Einladung erhaltet und besser planen könnt, empfiehlt es sich, bereits im Text die entsprechenden Anmeldeoptionen zu kommunizieren. Teilt also mit, ob Eure Gäste telefonisch, über eine Registrierungsseite, per E-Mail oder persönlich auf Eure Einladung antworten können. Für eventuelle Rückfragen solltet Ihr hier zudem auch ein Ansprechpartner oder eine Ansprechpartnerin nennen.
5. Einladung Sommerfest Firma Text
Nachdem die Versandmethode feststeht, das Layout gewählt ist und alle Informationen strukturiert sind, steht nun das Verfassen des Anschreibens an. Ein gelungener Einladungstext bringt alle relevanten Informationen präzise und prägnant auf den Punkt. Dabei ist es wichtig, eine Sprache zu verwenden, die zu Eurer Unternehmenskultur passt und gleichzeitig authentisch wirkt. Vermeidet Standardphrasen sowie Floskeln und setzt stattdessen auf Individualität. Vielleicht könnt Ihr firmeninterne Insider-Witze, gemeinsame Erinnerungen oder kleine Anekdoten in den Text einfließen lassen, um diesem eine persönliche Note zu verleihen? Auch wertschätzende Worte zur geschäftlichen „Halbzeit“ erzielen eine nachhaltig überzeugende Wirkung und unterstreichen die Bedeutung des Sommerfestes als Ausdruck Eurer Dankbarkeit!
Möglicher Einladung Sommerfest Firma Text:
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
der Sommer ist da und das bedeutet: Zeit für unsere große Grillparty! Wir möchten gemeinsam mit Euch auf die Erfolge der ersten Jahreshälfte anstoßen und einen Abend voller Spaß, guter Gesellschaft sowie leckerem Essen verbringen. Daher laden wir Euch herzlich zu unserem diesjährigen Sommerfest ein.
DIE FAKTEN
Datum: [Datum].
Uhrzeit: Ab [Startzeit] bis voraussichtlich [Endpunkt].
Ort: [Location], [Adresse].
Anmeldung: Bitte teilt uns bis zum [Datum] per E-Mail an [E-Mail Adresse] mit, ob wir Euch bei dem Sommerfest begrüßen dürfen und mit wie vielen Begleitpersonen Ihr erscheinen werdet. Bei Fragen könnt Ihr Euch jederzeit an [Ansprechpartner:in] wenden: [Kontaktdaten]
Wir freuen uns schon wahnsinnig auf Euch!
Euer Team von [Firmenname]
Mehr Tipps & Tricks benötigt?
Dann nehmt jederzeit Kontakt mit uns auf! Unsere Event-Expert:innen beraten Euch gerne per Mail, telefonisch, über Whatsapp oder via Zoom zu Eurem Teambuilding Sommerfest.
Euer Ansprechpartner:
Kai Siegburg
Firmen Sommerfest Experte
Und falls Ihr noch nach Sommerfest Firmen Ideen sucht, schaut gerne mal in unser >sommerliches Erlebnisportfolio rein!
