Einladung Teamevent Text I Firmenevent I Tipps & Tricks

Euer diesjähriges Betriebsevent ist mitten in der Planung und damit es ein perfekter Teamtag wird, sollen alle Kolleg:innen dabei sein? Dann sollte der Einladung Teamevent Text auf jeden Fall im Kopf bleiben. Wir geben Euch mit auf den Weg, welche Details definitiv nicht fehlen dürfen und wie Ihr das Schreiben optisch gestalten könnt. Als besonderen Bonus stellen wir Euch unsere Textvorlage zum Download bereit!

Inhaltsverzeichnis ▾

Schritt für Schritt zur Teamevent Einladung
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Schritt für Schritt zur Teamevent Einladung

1. Zeitpunkt

Der erste Aspekt, den Ihr in Betracht ziehen sollten, ist der Zeitpunkt der Einladungserstellung. Um sicherzustellen, dass möglichst viele Kolleg:innen am >Teamevent teilnehmen können, ist es empfehlenswert, alle relevanten Informationen frühzeitig bekannt zu geben. Sobald der Termin steht, könnt Ihr beispielsweise eine erste Ankündigung an das Team senden. Das eigentliche Einladungsschreiben sollte dann spätestens zwei Monate vor der Veranstaltung bei den Teilnehmenden eingehen.

➜ Tipp: Seeding betreiben
Ein cleverer Trick zur Steigerung der Vorfreude ist das sogenannte „informative Seeding“. Hierbei sät Ihr zunächst durch ein Save-The-Date-Rundschreiben die wichtigsten Eckdaten aus. Basierend auf dieser Streuung von Informationen, könnt Ihr daraufhin nach und nach weitere Details aufkeimen lassen, indem Ihr regelmäßig Countdowns mit weiterführenden Informationen verschickt. Die Früchte, die aus dem Seeding resultieren, werdet Ihr in Form einer gesteigerten Resonanz und größeren Begeisterung abgreifen können.

2. Versandart

Vor dem eigentlichen Verfassen des Textes ist es wichtig zu überlegen, ob die Einladung digital oder auf dem postalischen Weg versendet werden soll.

Per E-Mail

Um möglichst viele Mitarbeiter:innen aus verschiedenen Abteilungen zu erreichen, ist die digitale Versandmethode der einfachste und effizienteste Weg. Dabei ist es entscheidend, unmittelbar die Aufmerksamkeit der Empfänger:innen zu gewinnen, damit die Einladung nicht im Posteingang übersehen oder ungelesen im Papierkorb landet. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, eine kreative Betreffzeile zu formulieren, die sofort ins Auge fällt.

Hier ein paar Beispiele:

[Name], kommst Du zum Teamevent?
🔔 Klingeling, es ist Zeit: Unser Teamevent steht vor der Tür!
Im Kalender 📆 markieren: Unser Teamevent [202X]!
Save the date: [Firmenname] Teamevent [202X]!

Per Post

Wenn Ihr in einem kleinen Team tätig seid, bietet sich auch die Möglichkeit einer postalischen Einladungskarte an, um Eure Belegschaft zu erreichen. Durch ein exklusives Anschreiben auf Papier könnt Ihr eine besondere Verbundenheit zu den Empfänger:innen schaffen und Eure Freude über ihre Teilnahme am Teamevent betonen. Gleichzeitig umgeht Ihr das Risiko, dass Eure Einladung in der Vielzahl digitaler E-Mails möglicherweise untergeht.

➜ Tipp: Ihr habt Euch für einen Einladungsgruß per Post entschieden? Dann nehmt Euch die Zeit und unterschreibt jede Karte handschriftlich. Diese kleine Geste lässt die Einladung umso persönlicher wirken.

3. Design

Bei dem Design der Teamevent Einladung gilt: Je origineller, desto besser. Doch keine Sorge, falls Ihr weder ein grafisches Händchen noch eine kreative Ader besitzt! Es gibt eine Vielzahl an kostenlosen Online-Vorlagen, die Ihr nur noch individualisieren und in Auftrag geben müsst (➜ wir nutzen beispielsweise gerne das Tool „Canva“).

Zur Individualisierung empfiehlt es beispielsweise sich, das Design an das Veranstaltungsthema und die Corporate Identity Eurer Firma anzupassen. Haltet das Layout übersichtlich und setzt auf klare Strukturen, um wichtige Informationen leicht erkennbar zu machen. Nutzt darüber hinaus kreative Grafiken, Icons und hochwertige Bilder, um visuelles Interesse zu wecken. Vielleicht habt Ihr noch ein paar Schnappschüsse von dem letzten Teamevent? Dann fügt die Gruppenfotos gleich mit hinzu!

4. Struktur der Teamevent Einladung

Selbst die schönste Einladung kann ihren Zweck verfehlen, wenn sie wesentliche Informationen vorenthält. Daher solltet Ihr in Eurem Einladung Teamevent Text die wichtigsten Rahmendaten nennen. Orientiert Euch dabei am besten an den fünf W-Fragen:

Was? Skizziert den groben Ablauf der Teamveranstaltung, doch achtet darauf, nicht gleich das komplette Event-Timing zu verraten. Auf diese Weise könnt Ihr die Neugierde Eurer Gäste wecken und die Spannung bis zum Start hochhalten.
Wann? Neben Datum und Beginn kann an diesem Punkt auch das geplante Ende genannt werden.
Wo? Falls das Teamevent nicht in der Firma stattfindet, solltet Ihr die Location samt Adresse, Anfahrtsbeschreibung sowie Tipps zu Parkmöglichkeiten nennen. Wenn eine gemeinsame Anreise geplant ist, könnt Ihr an dieser Stelle auch den Treffpunkt erwähnen.
Wer? Gebt an, ob und wie viele Begleitpersonen mitgebracht werden dürfen.
Wie? Um unmittelbare Rückmeldungen auf Eure Einladung zu erhalten und eine präzisere Planung zu ermöglichen, empfiehlt es sich, bereits im Text die verschiedenen Anmeldemöglichkeiten zu kommunizieren. Gebt an, ob Eure Gäste telefonisch, über eine Registrierungsseite, per E-Mail oder persönlich auf die Einladung antworten können. Für etwaige Rückfragen solltet Ihr außerdem einen Ansprechpartner oder eine Ansprechpartnerin benennen.

5. Einladung Teamevent Text – Vorlage

Nachdem die Wahl der Versandmethode, das Layout und die Struktur aller Informationen festgelegt wurden, steht nun das Verfassen des Anschreibens an. Ein gelungener Text für die Einladung sollte alle relevanten Informationen klar und prägnant vermitteln. Dabei ist es entscheidend, eine Sprache zu wählen, die sowohl zur Unternehmenskultur passt als auch authentisch wirkt. Vermeidet dabei Standardphrasen sowie Floskeln und setzt stattdessen auf Individualität. Möglicherweise könnt Ihr interne Insider-Witze, gemeinsame Erinnerungen oder kleine Anekdoten in den Text einfließen lassen, um diesem eine persönliche Note zu verleihen.

Unsere Vorlage für einen Einladung Teamevent Text:

Liebe Kolleg:innen,

wir freuen uns sehr, Euch zu unserem diesjährigen Teamevent ganz herzlich einzuladen. Gemeinsam möchten wir eine unvergessliche Zeit erleben und die Arbeit einmal ruhen lassen. Freut Euch daher auf einen Tag voller Spaß, Abenteuer und wunderschöner Team-Momenten!

Seid dabei, wenn am…

…das beste Teamevent startet und wir Euch ganz herzlich am [Datum] um [Uhrzeit] empfangen und am schönsten Fleck, genauer gesagt in [Ort], auf diesen besonderen Tag mit Euch anstoßen!

Wir sorgen selbstverständlich für Euer leibliches Wohl. Doch nicht nur kulinarisch wird dieses Teamevent ein Highlight – das Programm verspricht jede Menge Unterhaltung!

Ablauf:
Nach einem entspannten Get-Together erwarten Euch folgende Programmpunkte:

Besondere Anliegen:
Dresscode:
Allergien oder spezielle Ernährungsformen:
…

Hinweise:
Fotografie:
Freiwillige Aktivitäten:
Sicherheitsanweisungen:
…

An- und Abreisemöglichkeiten:
Öffentlicher Nahverkehr:
Parkmöglichkeiten:
Fahrradstellplätze:
…

Teilnahmebestätigung:
Bitte gebt uns bis zum [Datum] per E-Mail an [Kontakt] Bescheid, ob Ihr bei unserem Firmenevent dabei sein könnt.

Wir freuen uns schon wahnsinnig auf Euch!

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