Der Sommer naht und Ihr seid dabei, Euer Firmen Grillfest zu organisieren? Wir greifen Euch gerne unter die Arme und unterstützen Euch bei Eurem Vorhaben. Im Kommenden liefern wir ein Tipps und Tricks, die bei der Organisation eines Grillfestes zu beachten sind.
1. Warum ein Firmen Grillfest organisieren?
Ein Grillfest ist mehr als nur eine Gelegenheit, leckeres Essen unter freiem Himmel zu genießen. Es ist eine entspannte und gesellige Veranstaltung, die viele Vorteile für das Unternehmen und die Mitarbeitenden bietet. Hier sind einige Gründe, warum ein Firmen-Grillfest eine großartige Idee ist:
✔ Stärkung des Teamgefühls: Ein Grillfest bringt Mitarbeitende in einer lockeren Atmosphäre zusammen. Beim gemeinsamen Essen, Lachen und Plaudern können Barrieren abgebaut und Beziehungen gestärkt werden. Dies fördert das Wir-Gefühl und trägt zu einer besseren Zusammenarbeit im Arbeitsalltag bei.

✔ Feiern von Erfolgen: Ein Grillfest kann auch als Belohnung für erzielte Erfolge oder erreichte Meilensteine dienen. Vor allem nach einer stressigen Projektphase kommt solch eine Auszeit genau richtig! Denn die entspannte Atmosphäre mit Liegestühlen, Musik und Freizeitaktivitäten signalisiert: Hier wird nicht nur gearbeitet, sondern auch das Miteinander gepflegt.
✔ Zeichen der Wertschätzung: Ein Grillfest ist ein sichtbares Zeichen der Wertschätzung. Wenn die Geschäftsleitung den Grill anwirft oder beim Servieren hilft, zeigt das Bodenständigkeit und Verbundenheit. Ein einfaches „Danke für die tolle Arbeit“ hat hier eine besonders persönliche Wirkung.
✔ Einfache Organisation mit großer Wirkung: Ein Grillfest ist unkompliziert zu planen, kann an fast jedem Ort durchgeführt werden und ist budgetfreundlich. Mit wenig Aufwand lässt sich eine große Wirkung in Bezug auf Mitarbeitermotivation und -bindung erzielen.
✔ Kundenbindung: Ein Grillfest kann aber natürlich auch dazu genutzt werden, um Kund:innen einzuladen und die Geschäftsbeziehungen zu stärken.
2. Tipps für die Planung eines Grillfests
2.1 Die Terminfindung
Die erste Aufgabe besteht darin, den perfekten Zeitpunkt für Euer Grillfest zu finden. Gerade in den Sommermonaten sind Urlaubspläne ein häufiges Hindernis. Nutzt Tools wie Doodle, um einen Termin zu finden, der möglichst vielen Gästen passt.

Kleiner Tipp: Wenn der Termin feststeht, bietet es sich an, direkt eine Einladung an die gesamte Belegschaft zu verschicken. So können sich Eure Mitarbeiter:innen das Datum blocken und Ihr habt eine grobe Vorstellung von der zu erwartenden Anzahl an Teilnehmenden. >Hier erhaltet Ihr Tipps sowie eine Vorlage für das Verfassen einer Grillfest Einladung.
2.2 Die Budgetplanung
Das Budget bildet die Grundlage für alle weiteren Entscheidungen. Bevor Ihr Euch in kreative Ideen stürzt, legt einen klaren Finanzrahmen fest. Überlegt, welche Ausgaben notwendig sind und wo Puffer eingeplant werden sollte. Ein Reservebudget von 10–15 % schützt Euch vor bösen Überraschungen.
2.3 Der richtige Veranstaltungsort
Die Wahl der richtigen Location ist entscheidend für ein gelungenes Grillfest. Hier sind vier Optionen mit ihren Vor- und Nachteilen:
• Firmengelände oder -parkplatz: Verfügt Eure Firma über ein großes Gelände, einen Innenhof oder einen freien Parkplatz? Perfekt! Diese Option ist besonders praktisch und budgetfreundlich. Mitarbeitende kennen den Ort bereits und Materialien wie Grills, Getränke oder Bierzeltgarnituren können vorab bequem in den Firmenräumen gelagert werden. Bei dieser Option solltet Ihr beachten, dass noch einiges an Dekoration und Musik notwendig ist, um die richtige Wohlfühl-Atmosphäre zu schaffen.
• Eventlocations im Freien: Je nach Firmenstandort habt Ihr vielleicht eine besondere Outdoor-Location in Eurer Nähe. Öffentliche Grünflächen bieten häufig ausgewiesene Grillplätze, was eine kostengünstige und legale Möglichkeit für ein entspanntes BBQ im Freien schafft. Ein Nachteil: Ihr müsst Utensilien und Materialien meist selbst – oft zu Fuß – zum Grillplatz transportieren. Private Landgüter sind dagegen exklusiver und bieten oft praktische Extras wie Strom- und Wasseranschlüsse. Diese Vorteile gehen jedoch meist mit höheren Mietkosten einher.
• Eventlocations im Innenhof: Wer wettertechnisch auf Nummer sicher gehen möchte, kann auch eine Indoor-Location anmieten. Ein Veranstaltungsstandort mit Innenhof bietet den Vorteil, dass das Grillen und Feiern im Freien möglich ist und trotzdem ein Unterstand zur Verfügung steht. Auch hier ist die Anmietung mit einem gewissen Kostenaspekt verknüpft und variiert je nach Gruppengröße.
• Sportplätze oder Vereinsheime: Wo am Wochenende ein Fußballspiel nach dem Anderen stattfindet, können auch prima Feste gefeiert werden. Viele Vereinsheime bieten nämlich die Option an, Räume für ein mittleres Budget zu mieten – meist mit einer Bar (+Geschirr).
💡 Tipp: Nutzt die direkte Anbindung an den Bolzplatz, um kleine sportliche Wettbewerbe wie Staffelläufe oder Frisbee-Spiele zu integrieren, um den Teamgeist zu fördern.
2.4 Planung der Verpflegung

Das A und O bei der Organisation eines Firmen-Grillfests ist das Catering. Damit das Menü für alle perfekt passt, solltet Ihr es gut durchdacht planen. Denkt dabei an häufige Allergien und stellt sicher, dass die Allergene klar gekennzeichnet sind. Auch verschiedene Ernährungsweisen, wie vegetarisch oder vegan, sollten berücksichtigt werden. Ihr müsst nicht für jede einzelne Präferenz ein Gericht anbieten, aber sorgt dafür, dass genügend Alternativen vorhanden sind, damit alle Mitarbeitenden das Grillfest in vollen Zügen genießen können.
💡 Tipp: Erfahrungsgemäß bleibt immer etwas an Essen übrig. Spendet daher überschüssiges Essen an wohltätige Organisationen oder bereitet To-Go-Boxen vor, um Lebensmittelverschwendung zu umgehen.
2.5 Für Grillmaster sorgen

Ein Grillfest ohne die richtigen Grillutensilien und das richtige Grillgut ist nicht möglich. Mindestens genauso wichtig ist aber auch jemand, der sich die Schürze anzieht. Wenn Ihr das Grillfest selbst ausrichtet, solltet Ihr Euch frühzeitig darum bemühen einen Grillmaster zu finden. Ihr könnt in der Firma nach Freiwilligen fragen und ggf. einen kleinen Schichtplan aufsetzen.
2.6 Firmen Grillfest Ideen
Langeweile möchte niemand auf seinem Firmen Grillfest. Um die Stimmung aufzulockern, solltet Ihr im Vorhinein den ein oder anderen Programmpunkt planen:
- Musik für die Stimmung: Eine gut abgestimmte Playlist mit Summerhits sorgt für den passenden Soundtrack. Live-Musik oder ein DJ sind Highlights, die eine besondere Atmosphäre schaffen.
💡 Tipp: Denkt auch an mögliche GEMA-Gebühren, wenn urheberrechtlich geschützte Musik gespielt wird und die Veranstaltung öffentlich (also auch für Kunden, Geschäftspartner oder Dienstleister) zugänglich ist. - Spiele & Aktivitäten: Ob Boule, Jahrmarkt Attraktionen oder eine Quizshow – gemeinsame Spiele bringen Bewegung und lockern die Stimmung auf.
- Kinderbeschäftigung: Falls Kinder dabei sind, sorgen Seifenblasen, eine Hüpfburg, Malstationen oder kleine Wasserspiele für Spaß.
- Interaktive Stationen: Fotoboxen oder DIY-Bereiche (etwa für Cocktails, Blumenketten & Co) sorgen für mehr Interaktion auf der Feier.
- Spontane Highlights: Ein Lagerfeuer am Abend oder eine kleine Feuerwerkshow setzen emotionale Akzente.
Sollte es an Zeit fehlen, ein Programm auf die Beine zu stellen, könnt Ihr diesen Teil auch einer Eventagentur, wie etwa uns Herzbluttigern, überlassen. Schaut Euch doch gerne mal unser Firmen Grillfest an:
Mehr Tipps & Tricks benötigt?
Dann nehmt jederzeit Kontakt mit uns auf! Unsere Eventmanager:innen stehen Euch gerne telefonisch unter der 022892982627, per Mail (info@herzbluttigerevents.de) oder via >WhatsApp zur Verfügung. Wir freuen uns, von Euch zu hören!
Euer Ansprechpartner:

Markus Lennackers
Experte für Mitarbeiterfeste