Ein Firmen Grillfest ist die perfekte Gelegenheit, um Kolleg:innen in lockerer Atmosphäre zusammenzubringen. Damit alle eingeladenen Mitarbeitenden Lust auf die Veranstaltung bekommen und sich auf ein gemeinsames BBQ freuen, ist eine gelungene Einladung entscheidend. In diesem Blogartikel erfahrt Ihr, wie Ihr eine kreative und ansprechende Einladung gestaltet, die wirklich ankommt. Außerdem gibt’s hilfreiche Tipps und eine kostenlose Word Vorlage zum Download.
Die wichtigsten Aspekte

1. Versandzeitpunkt
Sorgt dafür, dass die Einladungen frühzeitig verschickt werden – idealerweise drei bis vier Wochen vor dem Event. So haben die Mitarbeitenden genügend Zeit, den Termin einzuplanen. Wer möchte, kann die Vorfreude steigern, indem nach und nach Details zur Veranstaltung enthüllt werden – etwa durch E-Mail-Updates oder Teaser in internen Kommunikationskanälen.
2. Versandmedium
Bei dem Versandmedium bieten sich verschiedene Optionen an, darunter E-Mails, gedruckte Einladungen per Post oder interne Kommunikationskanäle wie Mitarbeiter-Newsletter oder das Intranet. Die Wahl des Mediums hängt natürlich stark von Eurem Unternehmen ab – bei einer kleinen Agentur können ausgedruckte Einladungen persönlich ausgegeben werden, in einem Großkonzern eignet sich eher der Versand per Mail.
💡 Tipp: Verbindet den Versand mit einer kleinen Überraschung! Bei gedruckten Einladungen könnt Ihr eine Mini-Grillzange, einen Bierdeckel mit dem Firmennamen oder ein kleines Gewürzpäckchen beilegen. Entscheidet Ihr Euch für die digitale Versandart, sorgt ein kurzes Video mit persönlichen Worten von Chef, Teamleitung & Co. für mehr Persönlichkeit.

3. Design
Das Design sollte das Thema „Grillfest“ widerspiegeln und gleichzeitig klar und übersichtlich bleiben. Insgesamt solltet Ihr Euch vor allem an den Leitsatz „weniger ist mehr“ halten, denn das Design sollte nicht von den wesentlichen Fakten der Einladung ablenken.
Farben und Motive
Ein Grillfest ist eine lockere Sommerfeier, daher sollten die Farben frisch und fröhlich wirken. Denkt an sonnige Gelb- und Orangetöne, kombiniert mit sattem Grün oder Blau. Ergänzt diese Farben mit passenden Motiven wie Grillutensilien, Flammen, Blumen oder sommerlichen Drinks. Nutzt zudem Bilder von früheren Grillfesten oder Sommerfesten, um eine persönliche Note einzubringen.
Besondere Gestaltungsideen
- Bierdeckel Einladung: Eine Einladung im Format eines Bierdeckels ist nicht nur originell, sondern auch thematisch perfekt für ein Grillfest. Lasst die wichtigsten Informationen auf der Vorderseite des Bierdeckels drucken, und nutzt die Rückseite für eine witzige Botschaft oder eine Checkliste, was die Gäste mitbringen sollten (z. B. gute Laune und Hunger!).
➞ Extra-Idee: Fügt einen QR-Code hinzu, der zu einer Online-Anmeldung, zu einer Playlist oder zu einem Countdown für das Event führt. - Einladung als Flaschenetikett: Schickt eine Flasche (z. B. Bier, Limonade oder BBQ-Soße) mit einem personalisierten Etikett, das alle wichtigen Informationen enthält.
- Einladung im Einmachglas: Versendet kleine Einmachgläser, die neben der Einladung auch eine BBQ-Gewürzmischung oder Kräuter enthalten. Beschriftet die Deckel mit „Wir freuen uns auf Euch!“ für einen zusätzlichen persönlichen Touch.

4. Inhalt
Eine gute Einladung ist klar, informativ und motivierend. Verwendet klare Abschnitte und hebt wichtige Informationen hervor. Folgende Details solltet Ihr in Eurem Text aufgreifen:
- Datum und Uhrzeit: Wann findet das Grillfest statt?
- Ort: Wo wird gefeiert? Fügt eine Wegbeschreibung oder einen Link zu Google Maps hinzu, falls nötig.
- Anmeldung: Wie sollen die Gäste ihre Teilnahme bestätigen? Gebt eine Deadline an.
- Highlights des Events: Was erwartet die Gäste? BBQ-Spezialitäten, Spiele, Musik?
- Möglichkeiten für Begleitpersonen: Dürfen Familie, Freund:innen oder sogar Haustiere mitgebracht werden?
Einladung Grillfest Firma: Vorlage
Wir haben Euch drei Einladungsmuster mit Formulierungen als kostenlose Word Vorlage erstellt, die Ihr downloaden und an Eure Bedürfnisse anpassen könnt:
Die Einladung ist raus?
Dann heißt es jetzt: Alles weitere für das Firmen Grillfest organisieren! Gerne helfen wir Euch bei den nächsten Planungsschritten! Meldet Euch gerne telefonisch unter der 022892982627, per Mail (info@herzbluttigerevents.de) oder via >WhatsApp zur Verfügung. Wir freuen uns, von Euch zu hören!
Euer Ansprechpartner:

Markus Lennackers
Teambuilding Experte