In einer Zeit, in der qualifizierte Arbeitskräfte schwer zu finden sind und sich immer mehr Mitarbeitende im Home Office befinden, gewinnen Firmenevents als Teambuilding Maßnahme zunehmend an Bedeutung. Die Organisation solcher Veranstaltungen stellt jedoch viele Unternehmen immer wieder vor eine große Herausforderung. Dabei bedarf es lediglich ein paar ausgewählte Zutaten sowie eine gute Vorarbeit, um ein erfolgreiches Firmenevent zu planen!
Man nehme eine gute Strategie, eine einzigartige Idee und eine Prise an Details – schon hat man die grundlegenden Zutaten eines erfolgreichen Firmenevents beisammen. So einfach das in der Theorie klingt, so schwer kann dieser Mix in der Praxis fallen. Lasst uns deshalb einen genaueren Blick auf die Grundbestandteile werfen:
1. Strategie
Beginnt die Planung mit der Überlegung, zu welchem Zweck Ihr das Firmenevent ins Leben rufen möchtet. Mögliche >Anlässe könnten etwa sein:
Ein ebenfalls wichtiger Strategiepunkt ist die Zielgruppe. Verschafft Euch Klarheit darüber, wen Ihr alles zu Eurem Firmenevent einladen möchtet. Soll die Betriebsveranstaltung abteilungsintern oder mit der gesamten Firma durchgeführt werden? Sind Geschäftspartner:innen oder Kund:innen eingeladen? Je genauer Ihr Eure Zielgruppe definiert, desto besser könnt Ihr während der Planung auf die Bedürfnisse sowie Interessen der Gäste eingehen.
Darüber hinaus spielt natürlich auch die Festlegung des Budgets eine wichtige strategische Rolle. Denn nur auf diese Weise könnt Ihr sicherstellen, dass alle geplanten Aktivitäten und Elemente des Events finanzierbar sind. Berücksichtigt dabei Kostenpunkte wie Location, Catering, Unterhaltung, Technik und Dekoration. Plant etwa 10 – 20 % des Budgets als Puffer für unerwartete Ausgaben ein.
Firmenevent Versteuerung Wusstet Ihr, dass Ihr Euer Firmenevent absetzen könnt? Für zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr wird ein steuerlicher Freibetrag von 110 Euro je Veranstaltung und pro Mitarbeiter:in gewährt.
2. Idee
Die Strategie legt den Rahmen für Eure Ideenfindung fest. Sie ist sozusagen die Backform für Euer Firmenevent. Diese muss nun mit einer kreativen Mischung an Aktivitäten und Programmpunkten gefüllt werden. Erstellt hierfür gegebenenfalls ein Moodboard, um all Eure Gedanken festzuhalten. Alternativ könnt Ihr an diesem Punkt bereits eine Eventagentur zur Unterstützung heranziehen, die alle weiteren Planungsschritte übernimmt. Das spart Zeit und bringt frische Ideen ein.
Ist die Idee ausgebacken, geht es nun an die Feinheiten und damit an die Umsetzung Eurer Vorstellungen. Hierbei lohnt es sich, schrittweise vorzugehen, um keinen Organisationspunkt zu vergessen.
Terminfindung: Findet einen Termin, der für möglichst viele Teammitglieder passt. Tools wie Doodle helfen bei der Abstimmung. Achtet bei der Festlegung auf Feiertage, Großveranstaltungen oder Ferien.
Location: Findet das Betriebsfest außerhalb Eurer Räumlichkeiten statt, solltet Ihr rechtzeitig eine geeignete Location anfragen, um die Chancen für Euren Wunschtermin zu erhöhen. Wir empfehlen zudem Vor-Ort-Besichtigungen, um zu überprüfen, ob die Räumlichkeiten Euren Anforderungen (wie etwa genügend Platz, gute Erreichbarkeit und Barrierefreiheit) entsprechen. 💡 Tipp: Überlegt, ob Ihr auch eine Möglichkeit für virtuelle Teilnahmen anbietet, falls Euer Unternehmen an mehreren Standorten arbeitet oder Remote-Mitarbeitende beschäftigt sind.
Einladungen: Hier empfiehlt sich, neben einer Save-the-date-Einladung regelmäßige Erinnerungen zu verschicken, um sicherzustellen, dass das Event im Gedächtnis bleibt.
Catering: Damit sich kein lautes Magengrummeln während Eurer Feier breit macht, solltet Ihr für eine angemessene Verpflegung sorgen. Stellt sicher, dass das Catering den Vorlieben und Bedürfnissen aller Mitarbeitenden gerecht wird, etwa durch die Berücksichtigung von speziellen Ernährungsweisen oder Unverträglichkeiten. Achtet auch darauf, dass es sowohl alkoholische als auch nicht-alkoholische Getränke gibt. Idealerweise solltet Ihr pro Person ca. 400–500 ml Getränke pro Stunde kalkulieren, damit niemand auf dem Trockenen sitzt. 💡 Tipp: Erfahrungsgemäß bleibt immer etwas an Essen übrig. Spendet daher überschüssiges Essen an wohltätige Organisationen oder bereitet To-Go-Boxen vor, um Lebensmittelverschwendung zu umgehen.
Letzte To-Do´s: Haftpflichtversicherung für Events abschließen, ggf. Genehmigungen einholen, Musik bei der GEMA anmelden.
4.Extra-Zutaten für den Erfolg
Mit diesen „Geheimzutaten“ gebt Ihr Eurem Firmenevent den letzten Schliff und sorgt für Begeisterung bei den Gästen.
Überraschungsmomente: Ein unerwartetes Highlight sorgt für Stimmung und bleibt im Gedächtnis. So könntet Ihr etwa einen spontanen Flashmob starten, eine firmeninterne Oscar Verleihung durchführen oder Special Guests einladen.
Persönliche Details: Zeigt, dass die Feier für Euer Team gemacht ist, indem Ihr Geschichten oder Erinnerungen aus der Firma integriert, z. B. eine Fotowand oder ein Video mit Jahresrückblick.
Rückzugsorte: Nicht jeder Gast möchte den ganzen Abend im Mittelpunkt stehen. Ein gemütlicher Lounge-Bereich bietet Ruhe und fördert Gespräche in entspannter Atmosphäre.
Ein gelungenes Event endet nicht mit dem letzten Gast. Teilt Fotos oder Videos der Feier, um die Erinnerungen wachzuhalten, und bedankt Euch bei allen, die mitgewirkt haben. Holt außerdem Feedback ein und nutzt die gewonnenen Erkenntnisse, um zukünftige Teamevents kontinuierlich zu verbessern.
Fazit
Die Geheimrezeptur eines erfolgreichen Firmenevents erfordert also nicht nur die richtigen Zutaten, sondern auch die richtige Zubereitung. Ein klares Verständnis über die Event-Ziele, Kreativität bei der Konzeption, akribische Planung und die Bereitschaft zur kontinuierlichen Verbesserung sind die Schlüsselkomponenten, um sicherzustellen, dass Eure Firmenevents nachhaltig in den Köpfen aller Teilnehmenden bleiben.
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