Die E-Mails stapeln sich, das Jahresendgeschäft läuft heiß – und plötzlich steht auch noch die Planung einer Weihnachtsfeier ganz oben auf der Agenda. Was als schöne Geste gedacht ist, wird oft zur Stressfalle: wenig Zeit, viele Erwartungen und Standardlösungen. Doch das muss nicht sein! Wer früh plant und auf Struktur setzt, kann mit kleinen Mitteln große Wirkung erzielen. Wir zeigen Euch in diesem Guide, wie das gelingt.
Bevor Ihr über Programmpunkte oder Locations nachdenkt, stellt Euch eine entscheidende Frage: Warum macht Ihr die Weihnachtsfeier? Was wollt Ihr erreichen? Je klarer das Ziel, desto passgenauer die Planung.
Typische Ziele sind zum Beispiel:
Danke sagen: Anerkennung für ein erfolgreiches Jahr zeigen und Wertschätzung ausdrücken.
Teambuilding fördern: Den Zusammenhalt stärken und das Wir-Gefühl ausbauen.
Jahresabschluss gestalten: Einen feierlichen Rahmen für den Abschluss schaffen.
Motivation steigern: Mit neuer Energie und Begeisterung ins kommende Jahr starten.
💡 Tipp: Nutzt eine kurze Umfrage im Team, um herauszufinden, was die Mehrheit erwartet – so könnt Ihr die Weihnachtsfeier konkret an die Bedürfnisse Eurer Mitarbeitenden ausrichten.
✔ Schritt 2: Weihnachtsfeier Ideen sammeln
Wenn Ihr das Ziel definiert habt, folgt die Konzeptionierung Eures Rahmenprogramms. Recherchiert Ideen, vergleicht Preise und erstellt gegebenenfalls ein Moodboard, um all Eure Gedanken zu bündeln. Wenn die Zeit knapp ist oder Ihr auf Profi-Unterstützung setzen wollt, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einer erfahrenen Eventagentur. Diese kann nicht nur kreative Impulse liefern, sondern auch viele organisatorische Aufgaben übernehmen – so bleibt Euch mehr Zeit für Eure Kernaufgaben.
Kalkuliert, wie viele Gäste Ihr ungefähr erwarten könnt und bestimmt daraufhin das Budget. Berücksichtigt dabei Kostenpunkte wie Location, Catering, Unterhaltung, Technik und Dekoration. Plant etwa 10 – 20 % des Budgets als Puffer für unerwartete Ausgaben ein.
Weihnachtsfeier Freibetrag Wusstet Ihr, dass Ihr Eure Weihnachtsfeier von der Steuer absetzen könnt? Für zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr wird ein steuerlicher Freibetrag von 110 Euro je Veranstaltung und pro Mitarbeiter:in gewährt.
✔ Schritt 3: Termin festmachen
Findet einen Termin, der für möglichst viele Teammitglieder passt. Tools wie Doodle helfen bei der Abstimmung. Sollte das Jahresendgeschäft zu viel Raum einnehmen, kann auch eine Weihnachtsfeier im Januar eine schöne Alternative sein!
✔ Schritt 4: Location aussuchen
Wer früh plant, hat die besten Optionen. Besonders Locations für größere Gruppen oder mit individueller Ausstattung sind schnell ausgebucht – oft schon im Spätsommer.
Kriterien für die Locationwahl:
Ausreichend Platz für alle Gäste und barrierefreie Zugänge.
Gute Erreichbarkeit per ÖPNV und ausreichende Parkmöglichkeiten.
Technische Ausstattung für Licht, Ton, Präsentationen.
Verfügbarkeit von Catering vor Ort oder die Möglichkeit, externe Anbieter einzubinden.
Flexibilität bei Dekoration, Ablaufgestaltung und Showacts. ➜ Wir empfehlen nicht nur Absprachen, sondern auch Vor-Ort-Besichtigungen, um zu überprüfen, ob die Räumlichkeiten wirklich Euren Anforderungen entsprechen.
💡 Tipp: Überlegt, ob Ihr auch eine Möglichkeit für virtuelle Teilnahmen anbietet, falls Remote-Mitarbeitende beschäftigt sind.
Ist das Konzept komplett, der Termin fixiert und die Location gebucht, geht es an die Weihnachtsfeier Einladung. Nutzt am besten verschiedene Kommunikationswege – wie E-Mail, das Intranet oder Messenger-Dienste –, um wirklich alle Mitarbeitenden zu erreichen. Zusätzlich empfiehlt es sich, einen Outlook-Termin zu erstellen, den Ihr direkt in den Kalendern aller Teilnehmenden teilen könnt. So sorgt Ihr dafür, dass der Termin nicht übersehen wird.
Um die Planung zu erleichtern, bittet Eure Gäste zudem um eine kurze Rückmeldung zur Teilnahme – so behaltet Ihr den Überblick und könnt besser kalkulieren. Versendet außerdem in den Wochen vor der Feier regelmäßig freundliche Erinnerungen, um das Event im Gedächtnis zu halten und die Vorfreude bei allen zu steigern.
✔ Schritt 6: Weihnachtsfeier-Catering planen
Ein wichtiger Bestandteil jeder Feier ist das Catering. Achtet darauf, dass für alle Geschmäcker etwas dabei ist – vegane, vegetarische, glutenfreie oder andere spezielle Ernährungswünsche sollten berücksichtigt werden. Plant auch genügend Getränke ein: Pro Person etwa 400 – 500ml pro Stunde, inklusive alkoholfreier Optionen.
💡 Tipp: Erfahrungsgemäß bleibt immer etwas an Essen übrig. Spendet daher überschüssiges Essen an wohltätige Organisationen oder bereitet To-Go-Boxen vor, um Lebensmittelverschwendung zu vermeiden.
✔ Schritt 7: Eventideen konkretisieren
Nun geht es darum, die Eventideen zu konkretisieren und in einen klaren Ablauf zu bringen. Eine durchdachte Programmgestaltung sorgt dafür, dass Eure Weihnachtsfeier reibungslos verläuft und alle Beteiligten wissen, was wann passiert. Verteilt dabei intern klare Verantwortlichkeiten: Wer kümmert sich um die Technik oder Dekoration, wer organisiert die Teamspiele und wer ist für die Musik zuständig?
💡 Tipp: Wir bereiten für jedes Event immer zwei bis drei Notfallkits vor. Diese Sets umfassen Dinge wie Ersatzbatterien, ein Erste-Hilfe-Koffer, Schreibutensilien, eine Powerbank, Klebeband, Sicherheitsnadeln, Scheren, eine Taschenlampe und wichtige Dokumente enthalten. So könnt Ihr auf kleine Pannen schnell reagieren und die Weihnachtsfeier entspannt fortsetzen.
✔ Schritt 8: Letzte To-Do´s
Wer eine Weihnachtsfeier organisiert, muss auch an die „trockenen“ Themen denken. Klärt, ob Ihr eine Veranstaltungsgenehmigung braucht und ob die Location ausreichend versichert ist. Musiklizenzen oder Lärmschutzauflagen sollten ebenfalls geprüft werden.
Weihnachtsfeier organisieren Checkliste als PDF Download ⬇
Eine Weihnachtsfeier zu organisieren bedeutet weit mehr, als eine Location zu buchen und Menüs auszuwählen. Es geht darum, den Menschen im Unternehmen Wertschätzung zu zeigen – auf eine Weise, die begeistert, verbindet und inspiriert. Wer frühzeitig mit klarer Zielsetzung, strukturierter Planung und einem Hauch Kreativität an die Sache herangeht, kann genau das erreichen.
Mit unserer Weihnachtsfeier Checkliste als Vorlage gelingt die Planung garantiert stressfreier. Oder lasst Euch von Profis unterstützen: Wir von Herzbluttiger Events helfen Euch gern mit individuell entwickelten Eventkonzepten, die zu Euch und Eurem Team passen – persönlich, kreativ und komplett aus einer Hand.
Vielleicht können wir Dir ja weiterhelfen! Hinterlasse einfach Deine Telefonnummer und wir rufen Dich für eine kostenlose Beratung ganz unverbindlich zurück.
