Ein Firmensommerfest zu planen, kann viel Zeit und vor allem Nerven kosten – muss es aber nicht. Unsere Eventprofis haben Euch eine umfassende Sommerfest Checkliste, die Euch durch jeden Organisationsschritt begleitet.
1. Die Vorbereitung
Die Vorbereitung einer Sommerfeier nimmt am meisten Zeit in Anspruch. Daher ist es ratsam, rechtzeitig mit der Planung zu beginnen, um von maximaler Flexibilität zu profitieren und die Vorfreude auf das anstehende Event im Team zu entfachen.
✔ Zeitpunkt & -rahmen
Die erste Aufgabe besteht darin, den perfekten Zeitpunkt für Euer Sommerfest zu wählen. Gerade in den Sommermonaten sind Urlaubspläne ein häufiges Hindernis. Nutzt Tools wie Doodle, um einen Termin zu finden, der möglichst vielen Gästen passt. An diesem Punkt könnt Ihr Euch auch Gedanken über den gewünschten Zeitrahmen machen: Soll Euer Sommerfest als eintägige Veranstaltung, über den Nachmittag oder nach dem Feierabend stattfinden? Auch ein Wochenende mit Übernachtungsmöglichkeiten könnte eine spannende Idee sein.
Kleiner Tipp: Wenn der Termin feststeht, bietet es sich an, direkt eine Einladung an die gesamte Belegschaft zu verschicken. So können sich Eure Mitarbeiter:innen das Datum blocken und Ihr habt eine grobe Vorstellung von der zu erwartenden Anzahl an Teilnehmenden. >Hier erhaltet Ihr Tipps sowie eine Vorlage für das Verfassen einer Sommerfest Einladung.
✔ Budget
Das Budget bildet die Grundlage für alle weiteren Entscheidungen. Bevor Ihr Euch in kreative Ideen stürzt, legt einen klaren Finanzrahmen fest. Überlegt, welche Ausgaben notwendig sind und wo Puffer eingeplant werden sollte. Ein Reservebudget von 10–15 % schützt Euch vor bösen Überraschungen.
✔ Ort
Nun stellt sich die Frage, wo Ihr Euer Sommerfest veranstalten wollt. In den eigenen Räumlichkeiten? Draußen in der Natur für einen aktiven Betriebsausflug? Oder lieber in einer exklusiven Location, wo Ihr abseits der altbekannten vier Bürowände ausgiebig feiern könnt? Dann gilt es, diese Location rechtzeitig anzufragen, denn insbesondere in den Sommermonaten sind Veranstaltungsräume schnell ausgebucht.
➜ Tipp: Besichtigt die Location im Vorfeld und achtet auf praktische Details wie Toiletten, Parkmöglichkeiten, Wetteroptionen und technische Voraussetzungen. Auch Fotos helfen, spätere Planungen zu vereinfachen.
✔ Programm Ideen
Sobald Ihr die wichtigsten Dinge geklärt habt, geht es an das Unterhaltungsprogramm:
- Musik für die Stimmung: Eine gut abgestimmte Playlist mit Summerhits sorgt für den passenden Soundtrack. Live-Musik oder ein DJ sind Highlights, die eine besondere Atmosphäre schaffen.
💡 Tipp: Denkt auch an mögliche GEMA-Gebühren, wenn urheberrechtlich geschützte Musik gespielt wird und die Veranstaltung öffentlich (also auch für Kunden, Geschäftspartner oder Dienstleister) zugänglich ist. - Spiele & Aktivitäten: Ob Boule, Jahrmarkt Attraktionen oder eine Quizshow – gemeinsame Spiele bringen Bewegung und lockern die Stimmung auf.
- Kinderbeschäftigung: Falls Kinder dabei sind, sorgen Seifenblasen, eine Hüpfburg, Malstationen oder kleine Wasserspiele für Spaß.
- Interaktive Stationen: Fotoboxen oder DIY-Bereiche (etwa für Cocktails, Blumenketten & Co) sorgen für mehr Interaktion auf der Feier.
- Spontane Highlights: Ein Lagerfeuer am Abend oder eine kleine Feuerwerkshow setzen emotionale Akzente.
Sollte es an Zeit fehlen, ein Programm auf die Beine zu stellen, könnt Ihr diesen Teil auch einer Eventagentur, wie etwa uns Herzbluttigern, überlassen. Diese kümmert sich dann um das Entertainment.
✔ Verpflegung
Damit Euch lediglich die Musik, aber kein lautes Magengrummeln in den Ohren liegt, lohnt es sich, die Verpflegung gut zu überdenken. Im Sommer bieten sich vor allem Foodtrucks oder ein Grillfest an. Fragt hier unbedingt die Ernährungsstile und Unverträglichkeiten Eurer Mitarbeitenden ab, um alle Geschmäcker zu treffen. Auch eine kleine Liste mit Allergiehinweisen auf dem Buffet ist ein durchdachter Service.
💡 Tipp: Erfahrungsgemäß bleibt immer etwas an Essen übrig. Spendet daher überschüssiges Essen an wohltätige Organisationen oder bereitet To-Go-Boxen vor, um Lebensmittelverschwendung zu umgehen. Mehr Tipps rund um Nachhaltigkeit erfahrt Ihr >hier!
✔ Dekoration und Ambiente
Die richtige Dekoration verwandelt jedes Sommerfest in ein stimmungsvolles Erlebnis. Mit ein paar Tricks zaubert Ihr eine einladende Atmosphäre:
- Motto: Ein Thema wie „Fiesta Mexicana“ oder „Boho-Chic“ gibt Eurem Fest einen roten Faden und erleichtert die Dekoauswahl.
- Kinderfreundlichkeit: Wenn Kinder eingeladen sind, sorgt ein separates Spieleareal für eine entspannte Atmosphäre für alle Gäste.
- Regen- und Sonnenschutz: Selbst im Sommer kann das Wetter launisch sein. Pavillons, Partyzelte oder Schirme bieten Flexibilität bei plötzlichem Regen oder starker Hitze.
✔ Ablaufplan erstellen
Ein klar strukturierter Ablaufplan hilft, das Sommerfest reibungslos über die Bühne zu bringen. Der Plan sollte alle wichtigen Programmpunkte enthalten: Anreise, Empfang der Gäste, offizielle Begrüßung durch die Geschäftsführung, das Hauptprogramm, Pausenzeiten sowie der Abschluss des Abends. Zusätzlich sollte immer ein Notfallplan bereitliegen, um auf unvorhergesehene Ereignisse, wie schlechtes Wetter oder technische Probleme, vorbereitet zu sein.
✔ Der letzte Feinschliff
Am Tag vor der Feier werden die letzten Details geklärt:
- Einkäufe erledigen: Kontrolliert, ob alle Zutaten, Getränke und Dekoelemente besorgt sind.
- Versicherung prüfen: Haftpflichtversicherung für Events abschließen, Musik bei der GEMA anmelden
- Genehmigungen einholen: Sind Lärmschutzauflagen, Sperrstunden oder andere Regelungen zu beachten?
- Technik-Check: Funktioniert die Musikanlage und die Lichttechnik? Gibt es ausreichend Verlängerungskabel und Steckdosen? Macht einen Probelauf, um sicherzustellen, dass alle Geräte ordnungsgemäß funktionieren, Eure Ausstattung komplett ist und nichts fehlt.
➜ Tipp: Wir bereiten für jedes Event immer zwei bis drei Notfallkits vor. Diese Sets umfassen Dinge wie Ersatzbatterien, ein Erste-Hilfe-Koffer, Schreibutensilien, eine Powerbank, Klebeband, Sicherheitsnadeln, Scheren, eine Taschenlampe und wichtige Dokumente enthalten. So könnt Ihr kleine Probleme schnell und effizient lösen.
Ein digitales Tool kann Euch helfen, den Überblick zu behalten und viele Aufgaben zu automatisieren. Plattformen wie Eventbrite, Trello, Asana oder Monday.com bieten Funktionen zur Erstellung von To-Do-Listen, Budgetplanung, Gästelistenverwaltung und Event-Tracking. Diese Tools ermöglichen es Euch, Aufgaben zu delegieren, Termine zu überwachen und Dokumente an einem zentralen Ort zu speichern.
2. Die Durchführung
Wenn Ihr eine Sommerfeier über eine Eventagentur bucht, sorgen erfahrene Eventmanager:innen für einen reibungslosen Ablauf. Seid Ihr für die Durchführung verantwortlich, gilt es, vor Ort sicherzustellen, dass alles wie geplant abläuft. Dabei solltet Ihr nicht vergessen: Auch IHR seid Teil des Teams und solltet das Sommerfest in vollen Zügen genießen. Also schnappt Euch ein kühles Getränk und stoßt auf Eure erfolgreich geplante Sommerfeier an. Cheers!
3. Die Nachbereitung
Das Sommerfest war ein voller Erfolg und jetzt heißt es erst einmal entspannen? Nicht ganz, denn wie heißt es so schön: Nach dem Event ist vor dem Event! Eine gründliche Nachbereitung sichert wertvolle Erkenntnisse für künftige Veranstaltungen.
- Feedback einholen: Befrage Gäste und Teammitglieder, um Verbesserungspotenziale zu erkennen. Was lief gut? Was war schlecht?
- Abschlussberichte: Reiche Rechnungen in der Buchhaltung ein und führe ein Budgetabgleich durch.
- Dankesagungen: Bedanke dich bei den Gästen, Sponsoren und dem Team für ihre Unterstützung.
💡 Tipp: Versende eine Nachbereitungsmail mit Fotos und Highlights, um bei deinen Gästen einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
Sommerfest Checkliste als PDF Download
Noch Fragen?
Ihr habt die Sommerfest Checkliste vor Euch liegen, verzweifelt jedoch an den vielen To Do´s? Unsere Eventprofis helfen Euch gerne weiter! Ruft uns einfach unter der 📞 0228-929 826 27 an, schreibt uns eine >Whatsapp oder vereinbart >hier einen unverbindlichen Beratungstermin über Calendly. Wir freuen uns, von Euch zu hören!
Sharlene Winter
Expertin für Teamevents
