Ein Sommerfest für die Firma zu planen, kann viel Zeit und vor allem Nerven kosten. Denn neben Programm Ideen bedarf es auch der perfekten Location, eines guten Timings sowie der richtigen Budgeteinteilung.
Checkliste Sommerfest zum Downloaden
Ihr steckt mitten in der Organisation Eurer alljährlichen Sommerfeier? Ihr wisst jedoch nicht so ganz, wo anzufangen? Keine Sorge: Damit Ihr bei der Planung nichts vergesst, haben Euch unsere Eventprofis eine exklusive Sommerfest Checkliste mit hilfreichen Tipps zusammengestellt. So wird Eure sommerliche Firmenfeier zum Highlight des Jahres!
Checkliste Sommerfest: Die Planungsschritte im Detail
Bis Ihr Euer Team zu einem einzigartigen Mitarbeiterfest begrüßen könnt, sind einige Planungsschritte zu erledigen, die wir Euch nun im Detail aufzeigen.
Die Vorbereitung
Die Vorbereitung einer Sommerfeier nimmt am meisten Zeit in Anspruch. Daher ist es ratsam, rechtzeitig mit der Planung zu beginnen, um von maximaler Flexibilität zu profitieren und die Vorfreude auf das anstehende Event im Team zu entfachen.
1. Zeit
Bei der praktischen Planung steht an erster Stelle der Termin: Dieser sollte immer mit Rücksicht auf Ferienzeiten und Feiertage, aber auch auf Spitzenzeiten im Betrieb festlegt werden. Dabei solltet Ihr Euch auch Gedanken über den Zeitrahmen machen. Soll Eure Sommerfeier als eintägige Veranstaltung, nach dem Feierabend oder über mehrere Tage stattfinden?
Kleiner Tipp: Wenn der Termin feststeht, bietet es sich an, direkt eine Einladung an die gesamte Belegschaft zu verschicken. So können sich Eure Mitarbeiter:innen das Datum blocken und ihr habt eine grobe Vorstellung von der zu erwartenden Anzahl an Teilnehmenden.
2. Budget
Denn wenn Ihr darüber Bescheid wisst, wie viele Kollegen und Kolleginnen an der Sommerfeier ungefähr teilnehmen, fällt Euch die Budgetkalkulation viel einfacher! Und mit dem richtigen Budget im Hinterkopf kann es auch schon ran an die Details gehen. Denn die verrücktesten und aufregendsten Sommerfest-Ideen bringen nichts, wenn sie nicht realisierbar und bezahlbar sind.
3. Ort
Nun stellt sich die Frage, wo Ihr Eure Sommerfeier veranstalten wollt. Lieber in den eigenen Räumlichkeiten? Draußen in der Natur für einen aktiven Betriebsausflug? Oder möchtet Ihr eine exklusive Location buchen, in der Ihr abseits der altbekannten vier Bürowände ausgiebig feiern könnt? Dann gilt es, diese Location rechtzeitig anzufragen, denn insbesondere in den Sommermonaten sind Veranstaltungsräume schnell ausgebucht.
4. Programm Ideen
Habt Ihr Euch für einen Ort entschieden, könnt Ihr rund um die auserwählte Location den Rest der Sommerfeier planen, wie zum Beispiel das passende Unterhaltungsprogramm. Fehlt es Euch an Zeit und Ideen, könnt Ihr diesen Punkt einfach und bequem einer Eventagentur überlassen – diese kümmern sich dann um das Entertainment!
5. Weitere Details
Sobald das Grundgerüst Eurer Sommerfeier steht, geht es an die Details. Dazu gehört beispielsweise die Organisation der passenden Unterkunft und Anreise für Kollegen, die einen weiten Weg für das Sommerfest auf sich nehmen. Damit Euch auf Eurer Firmenfeier lediglich die Musik, aber kein lautes Magengrummeln in den Ohren liegt, lohnt es sich an dieser Stelle, auch über das richtige Catering nachzudenken. Fragt hierbei unbedingt die Ernährungsstile und Unverträglichkeiten Eurer Kolleg:innen ab, um essenstechnisch keine Wünsche offen zu lassen!
Die Durchführung
Wenn Ihr eine Sommerfeier über eine Eventagentur bucht, sorgen erfahrene Eventmanager:innen für einen reibungslosen Ablauf des Teamtags. Plant Ihr selbst, gilt es, vor Ort noch einmal sicherzustellen, dass alles wie geplant abläuft. Dabei solltet Ihr nicht vergessen: Auch IHR seid Teil des Teams und solltet das Sommerfest in vollen Zügen genießen. Also schnappt Euch ein kühles Getränk und stoßt auf Eure erfolgreich geplante Sommerfeier an. Cheers!
Jetzt Kontakt aufnehmen!
Ihr habt die Sommerfest Checkliste vor Euch liegen, verzweifelt jedoch an den vielen To Do´s? Zudem fehlt es Euch an Ideen für eine einzigartige Sommerfeier? Dann stöbert doch gerne mal durch unsere kunterbunten Sommer Specials und lasst Euch von unseren vielfältigen Erlebnissen inspirieren. Und solltet Ihr unsere herzbluttigerstarke Unterstützung benötigen, stehen Euch unsere Eventprofis natürlich jederzeit für ein kostenloses Beratungsgespräch zur Verfügung.
Sharlene Winter
Expertin für Teamevents
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