Ein Sommerfest für die Firma zu planen, kann viel Zeit und vor allem Nerven kosten. Denn neben Programm Ideen bedarf es auch einer perfekten Location, eines guten Timings sowie der richtigen Budgeteinteilung. Damit Euer nächstes Sommerfest reibungslos abläuft, haben Euch unsere Eventprofis eine exklusive Sommerfest Checkliste mit hilfreichen Tipps zusammengestellt. So wird Eure sommerliche Firmenfeier zum Highlight des Jahres!
Checkliste Sommerfest: Die Planungsschritte im Detail
Bis Ihr Euer Team zu einem einzigartigen Mitarbeiterfest begrüßen könnt, sind einige Planungsschritte zu erledigen, die wir Euch nun im Detail aufzeigen.
Die Vorbereitung
Die Vorbereitung einer Sommerfeier nimmt am meisten Zeit in Anspruch. Daher ist es ratsam, rechtzeitig mit der Planung zu beginnen, um von maximaler Flexibilität zu profitieren und die Vorfreude auf das anstehende Event im Team zu entfachen.
✔ Zeit
Bei der Planung steht die Terminfindung an erster Stelle. Dabei sollten immer auch Ferienzeiten sowie Feiertage bedacht werden. An diesem Punkt könnt Ihr Euch zudem Gedanken über den gewünschten Zeitrahmen machen: Soll Euer Sommerfest als eintägige Veranstaltung, nach dem Feierabend oder über mehrere Tage hinweg stattfinden?
Kleiner Tipp: Wenn der Termin feststeht, bietet es sich an, direkt eine Einladung an die gesamte Belegschaft zu verschicken. So können sich Eure Mitarbeiter:innen das Datum blocken und Ihr habt eine grobe Vorstellung von der zu erwartenden Anzahl an Teilnehmenden. >Hier erhaltet Ihr Tipps sowie eine Vorlage für das Verfassen einer Sommerfest Einladung.
✔ Budget
Sobald Ihr eine ungefähre Vorstellung davon habt, wie viele Kollegen und Kolleginnen an der Sommerfeier teilnehmen werden, fällt die Budgetkalkulation viel einfacher! Erst mit einem klaren Budget im Hinterkopf könnt Ihr Euch den weiteren Details zuwenden. Denn selbst die kreativsten Ideen sind wenig nützlich, wenn sie nicht bezahlbar sind.
✔ Ort
Nun stellt sich die Frage, wo Ihr Euer Sommerfest veranstalten wollt. In den eigenen Räumlichkeiten? Draußen in der Natur für einen aktiven Betriebsausflug? Oder lieber in einer exklusiven Location, wo Ihr abseits der altbekannten vier Bürowände ausgiebig feiern könnt? Dann gilt es, diese Location rechtzeitig anzufragen, denn insbesondere in den Sommermonaten sind Veranstaltungsräume schnell ausgebucht.
✔ Programm Ideen
Sobald Ihr die wichtigsten Dinge geklärt habt, geht es an das Unterhaltungsprogramm! Sollte es an Zeit oder Ideen fehlen, könnt Ihr diesen Teil auch bequem einer Eventagentur überlassen. Diese kümmert sich dann um das Entertainment!
✔ Weitere Details
Sobald das Grundgerüst Eurer Sommerfeier steht, geht es an die Details. Dazu gehört beispielsweise die Organisation der Unterkunft und Anreise für Kolleg:innen, die einen weiten Weg für das Sommerfest auf sich nehmen. Damit Euch auf Eurer Firmenfeier lediglich die Musik, aber kein lautes Magengrummeln in den Ohren liegt, lohnt es sich an dieser Stelle, auch über das richtige Catering nachzudenken. Fragt hierbei unbedingt die Ernährungsstile und Unverträglichkeiten Eurer Mitarbeitenden ab, um essenstechnisch keine Wünsche offen zu lassen!
Die Durchführung
Wenn Ihr eine Sommerfeier über eine Eventagentur bucht, sorgen erfahrene Eventmanager:innen für einen reibungslosen Ablauf. Seid Ihr für die Durchführung verantwortlich, gilt es, vor Ort sicherzustellen, dass alles wie geplant abläuft. Dabei solltet Ihr nicht vergessen: Auch IHR seid Teil des Teams und solltet das Sommerfest in vollen Zügen genießen. Also schnappt Euch ein kühles Getränk und stoßt auf Eure erfolgreich geplante Sommerfeier an. Cheers!
Jetzt Kontakt aufnehmen!
Ihr habt die Sommerfest Checkliste vor Euch liegen, verzweifelt jedoch an den vielen To Do´s? Unsere Eventprofis helfen Euch gerne weiter! Ruft uns einfach unter der 📞 0228-929 826 27 an, schreibt uns eine >Whatsapp oder vereinbart >hier einen unverbindlichen Beratungstermin über Calendly. Wir freuen uns, von Euch zu hören!
Sharlene Winter
Expertin für Teamevents
