Tipps Eventplanung

Eventplanung Tipps: Sechs effektive Schritte

Als Eventagentur organisieren wir tagtäglich Teamevents in den unterschiedlichsten Größen. Dabei kann, muss aber kein Stress aufkommen! Wir haben Euch ein paar praxisnahe Tipps zusammengestellt, mit der die Eventplanung stressfei vonstatten geht.

Unsere fünf Eventplanung Tipps:

1. Visualisiert den Ablauf des Events

Icon Meeting schwarz mit transparentem Hintergrund

Wenn wir mit der Planung eines Teamevents beginnen, starten wir diese immer an einem Whiteboard. Dort erstellen wir ein „Event-Storyboard“, das den gesamten Ablauf der Veranstaltung visualisiert. Jedes kleinste Detail ist hier wichtig, denn: Je besser die Abläufe definiert sind, desto weniger wird schief laufen.

2. Erstellt eine Eventplanung Checkliste

Icon Brief und Stift

Eine umfassende Checkliste ist das Rückgrat jeder erfolgreichen Eventplanung. Sie hilft Euch, nichts zu vergessen, und bietet eine strukturierte Herangehensweise. Ihr könnt eine allgemeine Event-Checkliste erstellen und diese je nach Art der Veranstaltung anpassen. Hier geht es zu unserer Eventplanung Checkliste!

Information Icon

Ein digitales Tool kann Euch helfen, den Überblick zu behalten und viele Aufgaben zu automatisieren. Plattformen wie Eventbrite, Trello, Asana oder Monday.com bieten Funktionen zur Erstellung von To-Do-Listen, Budgetplanung, Gästelistenverwaltung und Event-Tracking. Diese Tools ermöglichen es Euch, Aufgaben zu delegieren, Termine zu überwachen und Dokumente an einem zentralen Ort zu speichern.

3. Plant finanzielle & zeitliche Puffer ein

Icon Kosten

Unvorhergesehene Situationen können jederzeit eintreten. Habt Ihr einen Plan B, falls etwas schiefgeht? Dies kann schlechtes Wetter bei einer Outdoor-Veranstaltung, technische Probleme oder kurzfristige Absagen von Dienstleistern betreffen. Es ist daher ratsam, zusätzlich finanzielle und zeitliche Puffer einzuplanen, um auf unerwartete Änderungen flexibel reagieren zu können.

4. Erstellt Notfallkits

Icon Notfallkits

Wir bereiten für jedes Event immer zwei bis drei Notfallkits vor. Diese Sets umfassen Dinge wie Ersatzbatterien, ein Erste-Hilfe-Set, Schreibutensilien, eine Powerbank, Klebeband, Sicherheitsnadeln, Scheren, eine Taschenlampe und wichtige Dokumente enthalten. So könnt Ihr kleine Probleme schnell und effizient lösen.

5. Vermeidet Last-Minute-Änderungen

Icon Pünktlichkeit schwarz mit transparentem Hintergrund

Damit alles reibungslos verläuft, sollte die Planung schon weit im Voraus beginnen. Denn ein gutes Timing ist das A & O; besonders in der Eventbranche! Auf diese Weise habt Ihr genügend Vorlaufzeit (im Idealfall mind. zwei bis drei Monate vor Eventstart) für Reservierungen von Locations, Show-Acts, Catering Unternehmen & mehr.

6. Bereitet Euer Event nach

Icon Feedback schwarz mit transparentem Hintergrund

Die Veranstaltung ist vorbei – aber die Arbeit noch nicht! Sammelt Feedback, evaluiert die Ergebnisse und bedankt Euch bei den Teilnehmer:innen. Denkt zudem daran, dass jedes Event eine Lernchance bietet – unabhängig davon, ob alles gemäß Eurer Eventplanung verläuft oder nicht. Lasst Euch davon nicht unterkriegen, sondern nutzt die Gelegenheit, um aus Erfahrungen zu lernen, Fehler zu analysieren und Verbesserungspotenziale zu erkennen. So entwickelt Ihr Euch kontinuierlich weiter und werdet mit jeder neuen Veranstaltung nur noch besser.

Ihr möchtet die Eventplanung lieber Profis überlassen?

Dann werft uns den Ball zu! Egal, ob im großen oder kleinen Rahmen, Outdoor oder Indoor, innerhalb Deutschland oder über die Landesgrenzen hinaus: Uns ist kein Weg zu weit, keine Herausforderung zu groß und keine Aufgabe zu schwierig. Nehmt also gerne mit uns Kontakt auf und wir beginnen die Eventplanung!

Eure Ansprechpartnerin:

Sharlene Winter

Sharlene Winter
Head of Operations

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