In der heutigen digitalen Ära hat sich die Art und Weise, wie Veranstaltungen stattfinden, verändert. Online-Events bieten eine großartige Möglichkeit, Menschen aus der ganzen Welt zusammenzubringen – sei es für Konferenzen, Energizer, Teambuilding oder Feierlichkeiten. Auch Ihr möchtet ein Online-Event organisieren? Wir geben Euch in diesem Beitrag ein paar Tipps & Tricks mit an die Hand!
Online-Event organisieren: Unsere Experten-Tipps
1. Ziel des Events
Bevor Ihr mit der Planung startet, definiert klar, was Ihr mit dem Event erreichen möchtet. Soll es eine lockere Teambuilding-Maßnahme, ein feierlicher Jahresabschluss oder ein themenspezifischer Workshop sein? Ein klar umrissenes Ziel hilft Euch, das passende Eventformat zu wählen und die Veranstaltung gezielt zu gestalten.
2. Eventplattform
Damit das Online Event entspannt ablaufen kann, braucht es vor allem eins: Die richtige Plattform. Für ein professionelles Event bieten sich Tools wie Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet an. Für interaktive und spielerische Elemente sind Plattformen wie Miro oder Gather besonders gut geeignet. Stellt sicher, dass es keine Hindernisse bei der Teilnahme oder Anmeldung gibt und sorgt durch ein ausführliches Briefing im Vorfeld dafür, dass alle Teammitglieder denselben Wissensstand haben.
3. Technik-Check
Um Pannen während der Online-Veranstaltung zu vermeiden, solltet Ihr vorab einen umfassenden Technik-Check durchführen. Testet Mikrofone, Kameras und Bildschirmfreigaben, damit während des Events keine technischen Probleme auftreten.
4. Zeitpunkt und -rahmen
Bei der Planung eines Online-Events für Remote-Teams ist der Zeitpunkt entscheidend. Wählt einen Termin, der für möglichst viele Mitarbeiter:innen geeignet ist. Wenn Ihr in verschiedenen Zeitzonen arbeitet, achtet darauf, dies bei der Planung zu berücksichtigen. Zudem sollte das Event nicht zu lang sein, um das Interesse hochzuhalten. In der Regel eignet sich eine Länge von 60 bis 90 Minuten.
5. Abwechslungsreiches Programm
Es ist kein Geheimnis, dass die Konzentration bei virtuellen Events schnell nachlässt. Daher ist es entscheidend, das Event spannend und abwechslungsreich zu gestalten. Wechselt zwischen unterschiedlichen Formaten wie Vorträgen, Diskussionen und interaktiven Aktivitäten, um das Engagement zu fördern. Auch kurze Pausen in Breakout-Räumen oder Team-Challenges lockern die Atmosphäre auf und ermöglichen den Teilnehmer:innen persönlichen Austausch. Zusätzliche Anreize, wie virtuelle Trophäen oder Auszeichnungen, können das Interesse weiter steigern und für eine positive, dynamische Stimmung sorgen.
6. Pausen
Selbst das spannendste Online-Event bedarf kurze Unterbrechungen. Plant Auszeiten, wie eine kurze Kaffeepause oder Lunch Break ein, damit die Teilnehmer:innen sich erholen und neue Energie tanken können.
7. Event-Nachbereitung
Nach dem Event ist vor dem Event! Holt Feedback von den Teilnehmer:innen ein, um herauszufinden, was gut gelaufen ist und wo es Verbesserungspotenzial gibt. Dies hilft Euch, zukünftige Online-Events noch erfolgreicher zu gestalten.
8. Zusammenarbeit mit Experten
Die Planung eines Online-Events kann herausfordernd sein, besonders wenn man wenig Erfahrung mit der Durchführung solcher Veranstaltungen hat. Hier kommen digitale Eventagenturen, wie wir von Herzbluttiger Events, ins Spiel!
Virtuelle Teamevents gesucht?
Als eine der ersten Eventagenturen in Deutschland, die während der Corona-Pandemie digitale Teamevents konzipiert hat, verfügen wir über umfangreiche Expertise und fundiertes Know-how. Wir greifen Euch also gerne unter die Arme und machen Euer Online-Event zu einem vollen Erfolg – ohne Stress, aber dafür mit jeder Menge Spaß!
Interesse geweckt?
Dann nehmt jederzeit Kontakt auf oder stellt uns eine unverbindliche Anfrage. Wir freuen uns auf Euch!
Euer Ansprechpartner:
Markus Lennackers
Experte für Online Teambuilding
