Teamevents

Teamevent Fallstudie: Von der Anfrage bis zum Teamerlebnis

Eine Case-Study für Teamevents? Wieso?

Wir von Herzbluttiger Events durften mit unseren Teamevents auch in diesem Sommer vielen Unternehmen unvergessliche Momente bereiten, reichlich Motivation sowie beste Laune verbreiten und nicht zuletzt das Wir Gefühl unserer Teilnehmenden stärken. Jetzt, da sich der Sommer allmählich dem Ende zuneigt und die Weihnachtsfeiern näher rücken, möchten wir Euch einen Einblick in die Planung unserer Teamevents geben und einen klassischen Ablauf anhand unseres Sommer-Dauerbrenners – dem Jahrmarkt Teamevent – schildern.

Start: Die Anfrage

Teamevent Fallstudie

Am 21. Juni diesen Jahres erreichte uns die Anfrage von Cornelius, der mit acht weiteren Kolleg:innen ein Organisations-Team bildete, um das Firmensommerfest für alle Mitarbeitenden des IT-Dienstleistungsunternehmen in Bonn auszurichten. Hierfür hat Cornelius unser Anfrageformular genutzt und uns bereits konkrete Wünsche und die wichtigsten Infos zum Teamevent mitgeteilt:

Jahrmarkt Teamevent

gewünschtes Teamevent: Jahrmarkt
Wunschdatum: 06. September 2022
geplanter Zeitraum: 12:30 Uhr – 17:30 Uhr
geplante Personenanzahl: 130-150 Personen
Teamevent findet auf Firmengelände statt
Anforderungen an Eventfläche sind gegeben

Das Organisations-Team hatte sogar bereits eine Vorauswahl unserer Jahrmarktattraktionen getroffen. Selbstverständlich durften Klassiker wie „Hau den Lukas“ und „Dosenwerfen“ auf einem Jahrmarkt nicht fehlen. Außerdem wählte man neben unserer „Quizstation“ und dem „Heißen Draht“ ein weiteres exklusives Highlight: „Bull-Riding“. Auch Popcorn und frische Zuckerwatte war mit dabei.

Das Beratungsgespräch

Teamevent Fallstudie

Da unser Kunde bereits genaue Vorstellung über das Jahrmarkt Event hatte, konnten unsere Event-Expert:innen bei dem ersten telefonischen Kontakt nicht nur eine umfassende Beratung gewährleisten, sondern auch direkte Informationen sowie Wünsche für die Eventkonzeption einholen. Dadurch konnten wir im Nachgang ein maßgeschneidertes Angebot erstellen. Übrigens: Jedes Erstangebot erhaltet Ihr kostenlos und ist unverbindlich!

Das Angebot

Das Angebot enthält eine Auflistung der ausgewählten Jahrmarktattraktionen sowie des Leistungspaket. Dazu gehören im Falle des Jahrmarkt Firmenevents beispielsweise:

Frisches Popcorn
Frische Zuckerwatte
Musik-Paket
Dekoration
Individuelle „Score-Cards“

  • Quizstation
  • Heißer Draht
  • Dosenwerfen

Nach Zusendung des Angebots erhielten wir dann die Auftragsbestätigung ohne jegliche Änderungswünsche, sodass die Projektleitung zugeteilt und die Umsetzung des Teamevents starten konnte. Im nächsten Schritt wurden unsere >Dienstleister:innen des Vertrauens kontaktiert. Denn auch wenn wir das Eventprogramm zu 100% selbst organisieren, sind wir im Hinblick auf das Catering auf unser Netzwerk angewiesen.

Vor-Ort Termin & Location-Besichtigung

Eventfläche Teamevent

Um den Aufbau der Eventfläche zu besprechen, war unsere Event-Expertin Anne ein paar Monate vor Eventbeginn beim Kunden vor Ort. Grundsätzlich sind unsere Teamevents so konzipiert, dass nahezu vor jeder Haustür stattfinden können. Durch ein Besichtigungstermin sichern wir einen reibungslosen Abbau ab und finden Lösungen für mögliche Hürden. So konnte sich Anne einen ersten Eindruck verschaffen und erste Informationen zu der Stromzufuhr, den Anfahrtsmöglichkeiten sowie der gewünschten Positionierung der Jahrmarktattraktionen erfragen.

Show-Time: Das Teamevent

Der Tag der Tage ist endlich gekommen! Am Event-Tag freuen wir uns mindestens genau so sehr wie unsere Teilnehmer:innen auf das bevorstehende Teamevent. Um 08:30 Uhr haben sich Anne und weitere Herzbluttiger auf dem Firmengelände versammelt, um mit dem Aufbau zu beginnen. Hierbei steht für uns die Sicherheit an oberster Stelle: Von der mehrfachen Sicherung unserer Pavillons durch Extra-Gewichte, über XXL-Fangnetze beim Dosenwerfen, bis hin zum fachgerechten Verlegen der Stromkabel gehen wir kein Risiko ein!

Jahrmarkt Teamevent

Nach etwa 3,5 Stunden war der Aufbau abgeschlossen und die Herzbluttiger waren bereit, die ersten Teilnehmenden wie geplant in Empfang zu nehmen. Nun standen ganze vier Stunden Jahrmarktspaß auf dem Programm. Die Teilnehmer:innen sammelten fleißig Punkte, bezwangen den wilden Bullen, trafen jede Dose, beantworteten fleißig Fragen und naschten Zuckerwatte.

Gegen 16:30 Uhr versammelten sich alle Mitarbeiter:innen auf der anderen Seite des Gebäudes, um dort den Abend beim gemeinsamen Essen gemütlich ausklingen zu lassen. Als die letzten Personen die Eventfläche verlassen hatten, starteten wir mit dem unauffälligen Abbau unserer Jahrmarktmodule.

Selbstverständlich machen wir uns nach dem Abbau nicht einfach „aus dem Staub“. Eure Meinung ist uns wichtig! Aus diesem Grund holten wir uns direkt nach dem Teamevent ein Feedback von unserem Kunden ein. In diesem Fall wurden wir mit einem großen Dankeschön und einer warmen Umarmung verabschiedet.

Neugierig geworden?

Genug der langen Worte. Jetzt seid Ihr dran! Schickt uns eine Anfrage, damit wir Euer Team ebenfalls maximal begeistern können!

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