Teamevent Fallstudie: Von der Anfrage bis zum Teamerlebnis

Eine Case-Study für Teamevents? Wieso?

Wir von Herzbluttiger Events & People durften mit unseren Teamevents auch in diesem Sommer vielen Teams unvergessliche Momente bereiten, reichlich Motivation sowie beste Laune verbreiten und nicht zu Letzt das Wir-Gefühl unserer Teilnehmenden stärken. Jetzt, da sich der Sommer allmählich dem Ende neigt und die Weihnachtsfeiern näher rücken, möchten wir Euch einen Einblick in die Planung unserer Teamevents geben und einen klassischen Ablauf anhand unseres Sommer-Dauerbrenners – dem Jahrmarkt Teamevent – schildern. Somit erlangt Ihr bereits jetzt eine Vorstellung, wie die Vorbereitungen von Eurem nächsten Weihnachts-Teamevent aussehen können.

Ausgangspunkt: Die Anfrage

Am 21. Juni diesen Jahres erreichte uns die Anfrage von Cornelius, der mit acht weiteren Kolleg:innen ein Organisations-Team bildete, um das Firmensommerfest für alle Mitarbeitenden des IT-Dienstleistungsunternehmen in Bonn auszurichten. Hierfür hat Cornelius unser Anfrageformular genutzt und uns bereits konkrete Wünsche und die wichtigsten Infos zum Teamevent mitgeteilt:

gewünschtes Teamevent: Jahrmarkt
Wunschdatum: 06. September 2022
geplanter Zeitraum: 12:30 Uhr – 17:30 Uhr
geplante Personenanzahl: 130-150 Personen
Teamevent findet auf Firmengelände statt
Anforderungen an Eventfläche sind gegeben

Das Organisations-Team hat sogar bereits eine Vorauswahl unserer Jahrmarktattraktionen getroffen. Selbstverständlich dürfen Klassiker wie „Hau den Lukas“ und „Dosenwerfen“ auf einem Jahrmarkt nicht fehlen. Außerdem wählte man neben unserer „Quizstation“ und dem „heißen Draht“ ein exklusives Highlight: „Bull-Riding“. Letzteres Modul ist normalerweise nur in unserem Premium-Jahrmarkt-Paket enthalten. Da sich unser Kunde den abenteuerlichen Bullen-Ritt jedoch so sehr gewünscht hat und bereits zwei Upgrades in Form vom Popcorn-Stand und frischer Zuckerwatte anfragte, wollten wir diesem Wunsch ohne jeden Zweifel nachkommen. Schließlich haben wir es uns zur Passion gemacht, immer das beste Teamerlebnis zu kreieren.

Die Beratung durch unsere Event-Experten

„Score-Card“

Da unser Kunde bereits ein passendes Teamevent gefunden und ganz genaue Vorstellung hatte, bedurfte es keiner nähren Beratung möglicher Events. Aus diesem Grund konnten unsere Event-Experten beim ersten telefonischen Kontakt auf die Beschreibung des Jahrmarkt-Flairs, die Spiel-Variante des Teamevents, sowie der Funktionsweise unserer so genannten „Score-Cards“ eingehen. Denn unser Jahrmarkt Teamevent lässt sich mit den von uns bereitgestellten „Score-Cards“ im Einzelmodus und im Teammodus spielen. Hierbei wird die maximale Wettkampfstimmung erzeugt, um alle Teilnehmenden zu motivieren die meisten Punkte für sich oder das Team zu ergattern. Selbstverständlich ist auch eine lockere Spielweise möglich, bei der Eure Mitarbeitenden ganz ungezwungen den Jahrmarkt-Flair genießen können.

Nachdem unsere Event-Experten die letzten Informationen vom Kunden erhalten haben und dieser um ein Angebot zu den besprochenen Details gebeten hatte, wurde dieses erstellt. Jedes Erstangebot samt erster Korrektur (sofern benötigt) erhältst Du kostenlos. Das Angebot ist zu diesem Zeitpunkt nicht verbindlich.

Das Angebot für das Jahrmarkt Teamevent

Da Cornelius seine Anfrage bereits einige Wochen zuvor gestellt hat, gab es noch ausreichend Kapazität für fas gewünschte Event-Datum. Gemäß den Vorstellungen und Wünschen des Kunden haben unsere Event-Experten ein Angebot erstellt, welches die ausgewählten Jahrmarktattraktionen enthält. Außerdem ist das Leistungspaket für die passende Atmosphäre und sämtliche Upgrade-Wünsche gelistet – dazu gehören:

Frisches Popcorn (Der Duft lockt alle Teilnehmenden auf die Jahrmarktfläche)
Frische Zuckerwatte (Für jede Menge Kindheitserinnerungen)
Musik-Paket (Für die passende Partystimmung)
Deko (Neben zahlreichen Wimpelketten, schmücken Luftballons & Aufblastiere die Eventfläche)
individuelle „Score-Card“ (Für alle Wettkampf-Begeisterten)


Für das Catering sorgte unser Kunde selbst. Am 19. Juli 2022 erhielten wir die Auftragsbestätigung ohne jegliche Änderungswünsche, sodass die Projektleitung zugeteilt und die Umsetzung des Teamevents starten konnte. Im nächsten Schritt wurden unsere Dienstleister des Vertrauens kontaktiert, damit am Event-Tag auch die vom Kunden schon mit großer Vorfreude erwartete Premium-Attraktion bereit steht.
Gleichzeit vergewissert sich die Projektleitung regelmäßig beim Kunden, ob es Neuigkeiten gibt, ob noch alle besprochenen Details aktuell sind und seinen Wünschen entsprechen.

Vor-Ort Termin & Location-Besichtigung

Ansicht Eventfläche (Firmengelände Kunde)

Da sich das Organisations-Team rund um Cornelius einen Vor-Ort Termin gewünscht hat, um Einzelheiten zur Eventfläche und zum Aufbau zu besprechen, war unsere Event-Expertin Anne am 04. August beim Kunden zu Gast. Grundsätzlich sind unsere Teamevents so konzipiert, dass sie auf beinahe allen Veranstaltungsflächen stattfinden können. Ein Besichtigungstermin vorab kann unvorhersehbare Hürden allerdings frühzeitig vermeiden. So konnte Anne sich einen ersten Eindruck verschaffen, erste Information zu Stromzufuhr, Anfahrts- sowie Anlieferungsmöglichkeiten und gewünschte Positionierung der Jahrmarktattraktionen erfragen. Hierbei ergaben sich zwei wichtige Sonderanforderungen:

  1. Am Event-Tag werden die Räumlichkeiten der Firma auch während des Teamevents genutzt. Dies hat zur Folge, dass ein Teil der Firmenfläche möglichst geräuscharm ist, damit in den Büros ungestört gearbeitet werden kann.

  2. Das Firmengelände besitzt eine schattige Sitzecke, die bei Möglichkeit in den Jahrmarkt integriert werden sollte.

Für beide Wünschen war schnell eine Lösung gefunden.

Show-Time: Das Teamevent

Teamevent: Jahrmarkt

Der Tag der Tage ist endlich gekommen! Am Event-Tag freuen wir uns mindestens genau so sehr wie unsere Teilnehmer:innen auf das bevorstehende Teamevent. Um 08:30 Uhr haben sich Anne und weitere Herzbluttiger Teamer auf dem Firmengelände versammelt und der Aufbau konnte starten. Hierbei steht für uns die Sicherheit an oberster Stelle: Von der mehrfachen Sicherung unserer Pavillons durch Extra-Gewichte, über XXL-Fangnetze beim Dosenwerfen, bis hin zum fachgerechten Verlegen der Stromkabel.

Nach etwa 3,5 Stunden war der Aufbau um 12:00 abgeschlossen und die Herzbluttiger waren bereit die ersten Teilnehmenden wie geplant in Empfang zu nehmen. Nun standen ganze vier Stunden Jahrmarktspaß auf dem Programm. Die Teilnehmer:innen sammelten fleißig Punkte, bezwangen den wilden Bullen, trafen jede Dose, beantworteten fleißig Fragen und ein so mancher durfte die eigene Zuckerwatte drehen.

Leider vergeht die Zeit am schnellsten, wenn es am schönsten ist. Gegen 16:30 Uhr versammelten sich alle Mitarbeiter:innen auf der anderen Seite des Gebäudes, um dort den Abend beim gemeinsamen Essen gemütlich ausklingen zu lassen. Als die letzten Personen die Eventfläche verlassen haben, starteten wir mit dem unauffälligen Abbau unserer Jahrmarktmodule.

Selbstverständlich machen wir uns nach dem Abbau nicht einfach „aus dem Staub“. Eure Meinung ist uns wichtig! Aus diesem Grund holen wir uns direkt nach dem Teamevent ein Feedback von Euch ein. In diesem Fall hat uns Daniela, die ebenfalls Teil des Planungsteams war, ein wirklich herzliches Feedback da gelassen. Sie hat uns mit einem großen Dankeschön und einer warmen Umarmung, die von größter Begeisterung zeugte, verabschiedet.

Neugierig geworden?

Genug der langen Worte. Jetzt bist Du dran! Schick uns Deine Anfrage, damit wir Dich und Dein Team auch begeistern können!

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