Als Teamevent Agentur organisieren wir täglich voller Herzblut und Leidenschaft Gruppenveranstaltungen in den unterschiedlichsten Größen. Dabei kann, muss aber kein Stress aufkommen! Wir haben Euch ein paar praxisnahe Tipps zusammengestellt, mit der die Eventplanung stressfei vonstatten geht.

Unsere 5 Tipps Eventplanung

1. Detailliertes Angebot erstellen 
Schon im Vorfeld solltet Ihr den Interessierten alle nötigen Informationen an die Hand geben. Das umfasst auch die Erstellung eines detaillierten Angebots inklusive aufschlussreichen Texten über den Eventablauf und -rahmen sowie hochauflösenden Bildern in verschiedenen Formaten. So bekommen die Kund:innen ein umfassenden Überblick über ihre gebuchten Leistungen. Regelmäßige Rücksprachen sind zudem ebenfalls empfehlenswert, um auf eventuell aufkommende Wünsche reagieren zu können.

2. Frühzeitig mit Planung beginnen
Damit alles reibungslos verläuft, sollte die Planung schon weit im Voraus beginnen. Denn gutes Timing ist das A & O; besonders in der Eventbranche! Auf diese Weise habt Ihr genügend Vorlaufzeit für Reservierungen von Locations, Show-Acts, Caterer & Co. und könnt flexibler auf spontane Änderungswünsche Eurer Kund:innen eingehen.

3. Projektplan erstellen
Um ein Event strukturiert planen zu können, lohnt es sich, vorab ein Projektplan anzulegen. Dort listet Ihr alle wichtigen Punkte der Veranstaltung auf. Von Location, Budget, Caterer oder Genehmigungen: Jedes kleinste Detail ist wichtig! Führt hier lieber einen Punkt zu viel auf, als später festzustellen, dass etwas Wichtiges vergessen wurde.

4. Zuständigkeiten definieren
Je besser die Abläufe definiert sind, desto weniger wird schief laufen und desto zielgerichteter kann das Event geplant werden. Teilt Verantwortlichkeiten und To-Dos deshalb sorgfältig ein und haltet die entsprechenden Zuständigkeiten im Projektplan fest.

5. Machbarkeits-Check
Alle Planungen sind durchgeführt und vom Team abgesegnet? Dann sollte jetzt ein abschließender Check stattfinden! Alle wichtigen Bestandteile der Eventplanung – also beispielsweise die Strategie, das Motto, das Programm, die grundlegende Organisation, der Zeitplan oder das Budget – werden dabei auf eventuelle, letzte Schwächen hin überprüft.

Fazit zu unseren 5 Tipps Eventplanung

Geht bei der Eventplanung Schritt für Schritt vor, startet frühzeitig und behaltet durch eine strukturierte Arbeitsweise stets den Überblick. Stellt Euch auch auf nicht geplante Situationen ein. Denn speziell in der Eventbranche ist trotz guter Vorbereitung oft Improvisationstalent gefragt!

Ihr möchten den ganzen Planungsstress lieber umgehen?

Dann werft uns doch einfach den Ball zu! Als Profis in Sachen Eventmanagement übernehmen wir gerne die Konzeption Eurer Veranstaltung. Egal ob im großen oder kleinen Rahmen, Outdoor oder Indoor, innerhalb Deutschland oder gar über die Landesgrenzen hinaus: Uns ist kein Weg zu weit, keine Herausforderung zu groß und keine Aufgabe zu schwierig. Also stöbert gerne durch unser Teamevent Portfolio und lasst Euch inspirieren.

Eure Ansprechpartnerin:

Sharlene Winter
Head of Operations

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Und solltet Ihr Euch bereits für ein Teamevent entschieden haben, dann könnt Ihr uns ganz einfach und bequem eine Anfrage über das Formular stellen. Wir freuen uns, von Euch zu hören!