Betriebsfest Einladung

Einladung Betriebsfest: Tipps, Tricks & Muster

Die Vorbereitungen für Euer erfolgreiches Betriebsfest nähern sich dem Ende und Ihr habt Eure >Checkliste fast vollständig abgearbeitet? Doch das Wichtigste fehlt noch: Natürlich das Team! Deshalb solltet Ihr Eurer Belegschaft rechtzeitig die wichtigsten Informationen mitteilen. Mit unseren Tipps & Tricks zeigen wir Euch, worauf Ihr bei einer Einladung Betriebsfest achten müsst und welche Details keinesfalls vergessen werden sollten. Zudem bieten wir eine kostenlose Textvorlage zum Download an!

Schritt für Schritt zur Einladung Betriebsfest

1. Zeitpunkt

Bevor Ihr mit der Einladung zum Betriebsfest beginnt, solltet Ihr Euch überlegen, wann sie versandt wird. Der optimale Zeitpunkt hängt dabei von verschiedenen Faktoren, wie Größe der Veranstaltung, Anlass und Art des Events, sowie speziellen Anforderungen Eurer Gäste ab. Unsere Empfehlung ist allgemein, eine erste Save the Date Mitteilung zu verschicken, sobald der Termin für das Betriebsfest feststeht. Die richtige Einladung sollte dann etwa zwei Monate vor dem Veranstaltungsdatum mitgeteilt werden, um genug Zeit für die Rückmeldung zu geben.

2. Versandart

Steht der Zeitpunkt fest, gilt es zu überlegen, ob Ihr die Einladung per Post oder auf digitalem Weg versenden möchtet.

Icon E-Mail

Per E-Mail

Ihr wollt ohne großen Aufwand schnell alle Mitarbeitenden erreichen? Dann ist die digitale Versandart für Euch am besten geeignet! Wichtig ist dabei, die richtige Betreffzeile zu formulieren, damit die Einladung nicht ungelesen bleibt. Sie sollte also die Empfänger:innen direkt ansprechen und zum Lesen einladen.

Hier ein paar Beispiele:

  • [Name], kommst Du zum Betriebsfest?
  • Cheers to success! Betriebsfest [202x] – sei dabei! 🎉
  • Save the date: [Firmenname] Betriebsfest [202x]!
  • Raus aus dem Büro, rein ins Vergnügen: Betriebsfest [202x]!
  • Im Kalender 📆 eintragen: Unser Betriebsfest [202x]!

Per Post

Eure Einladung soll etwas Besonderes sein? Gerade in einem kleinen Team eignet sich eine postalische Einladungskarte, um Eurem Anliegen einen persönlichen Touch zu verleihen. Ein exklusives Schreiben wirkt zudem meist wertiger und formeller, was für bestimmte Veranstaltungen von Vorteil sein kann. Gäste haben so auch direkt ein festes Erinnerungsstück, das sie an einem sichtbaren Ort aufbewahren können. Gleichzeitig stellt Ihr mit einer postalischen Einladung auch sicher, dass sie nicht in einem überfüllten E-Mail-Postfach untergeht.

Tipp: Eure Entscheidung ist auf eine Einladung per Post gefallen? Dann nehmt Euch die Zeit und unterschreibt jede Karte handschriftlich! Diese kleine Geste macht das Schreiben direkt persönlicher und zeigt den Mitarbeitenden Wertschätzung.

3. Design

Für das Design Eurer Betriebsfest Einladung müsst Ihr keine Grafik-Expert:innen sein. Es gibt eine große Auswahl an kostenfreien Online-Vorlagen, die Ihr an Eure Vorstellungen anpassen könnt (➜ wir nutzen zum Beispiel gerne das Tool „Canva“). Generell empfehlen wir bei dem Layout Eure Unternehmensfarben und -schriftarten zu verwenden, um die Firma widerzuspiegeln. Auch Euer Logo darf nicht fehlen! Außerdem könnt Ihr die Einladung je nach Anlass noch mit thematisch passenden Illustrationen sowie Grafiken schmücken und so einzigartig machen. Vielleicht habt Ihr noch Teamfotos von der letzten Betriebsfeier? Dann fügt sie gerne hinzu, um noch mehr Nähe zu den eingeladenen Personen aufzubauen.

4. Inhalt

Sind die anderen Schritte geklärt, geht es nun an das Verfassen des Einladungstextes! Dabei ist es wichtig, dass die wichtigsten Informationen für die Gäste klar formuliert und vollständig enthalten sind. Orientiert Euch dafür einfach an den fünf W-Fragen:

  • Wann? Benennt das Datum sowie eine genaue Uhrzeit für das Betriebsfest.
  • Wo? Notiert neben der Location auch die Adresse, Anfahrtsbeschreibung sowie Tipps zu Parkmöglichkeiten. Ist eine gemeinsame Anreise geplant, habt Ihr hier die Möglichkeit, einen Treffpunkt zu erwähnen.
  • Was? Nennt den Anlass der Firmenfeier und skizziert grob das Rahmenprogramm, ohne dabei das gesamte Event-Timing zu verraten. Eure Gäste sollen schließlich neugierig bleiben. Gibt es einen Dresscode?
  • Wer? Überlegt, welche externen Gäste (ehemalige Mitarbeiter:innen, Geschäftspartner:innen, Gastredner:innen) Ihr neben Eurer Belegschaft noch einladen wollt. Gebt außerdem an, wie viele Begleitpersonen jede:r mitnehmen darf.
  • Wie? Für eine reibungslose Planung benötigt Ihr eine zeitgerechte Rückmeldung von den eingeladenen Personen. Kommuniziert daher direkt, auf welche Weise Eure Gäste auf die Einladung antworten können. Ihr könnt zum Beispiel um eine telefonische oder schriftliche Antwort bitten oder eine Registrierungsseite einrichten. In jedem Fall solltet Ihr klar auf Eure gewünschte Rückmeldefrist hinweisen. Für Rückfragen empfiehlt sich ebenso, eine Ansprechpartnerin oder einen Ansprechpartner zu nennen.

5. Einladung Betriebsfest Text

Icon Brief und Stift

Versandzeitpunkt und -methode, das passende Layout und die wichtigsten Informationen sind festgelegt? Dann geht es jetzt an das Schreiben! Dabei steht für einen guten Einladungstext erstmal im Vordergrund, dass alle nötigen Daten genannt und präzise formuliert werden. Die verwendete Sprache sollte sich an Eurer Unternehmenskultur orientieren und kann gerne auch etwas persönlicher sein. Gibt es Insider-Witze, Anekdoten aus dem Arbeitsalltag oder thematisch passende Wortspiele? Lasst diese in den Text einfließen, um eine besonders kreative und individuelle Einladung zu erstellen. Zudem eignen sich auch Worte der Wertschätzung und Dankbarkeit, die den Mitarbeitenden zeigen, dass Ihre Teilnahme an dem Betriebsfest geschätzt wird.

Möglicher Einladung Betriebsfest Text

Liebe:r [Name Mitarbeiter:in],

unser alljährliches Betriebsfest steht wieder in den Startlöchern und wir möchten Dich dabeihaben!

Datum: [Datum des Betriebsfestes]

Uhrzeit: Ab [Startzeit] bis voraussichtlich [Endpunkt].

Ort: [Location], [Adresse]

Dresscode: [Motto]

Anmeldung: Bitte teile uns bis zum [Datum] via E-Mail an [E-Mail Adresse] mit, ob und mit viel Begleitpersonen Du teilnehmen wirst. Für Fragen steht Dir jederzeit [Ansprechpartner:in] zur Verfügung: [Kontaktdaten].

Wir freuen uns, Dich bei unserem Betriebsfest begrüßen zu dürfen!

Euer Team von [Firmenname]

Mehr Tipps & Tricks benötigt?

Dann nehmt jederzeit Kontakt mit uns auf! Unsere Eventmanager:innen stehen Euch gerne telefonisch unter der 022892982627, per Mail (info@herzbluttigerevents.de) oder via >WhatsApp zur Verfügung. Wir freuen uns, von Euch zu hören!

Euer Ansprechpartner:

Markus Lennackers

Markus Lennackers
Experte für Betriebsfeste

Und falls Ihr noch nach Betriebsfest Ideen sucht, schaut gerne mal in >unserem Erlebnisportfolio vorbei!

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    Über mich

    Johanna von Herzbluttiger Events

    Johanna Jörgens

    Johanna Jörgens ist seit 2023 Social Media Managerin bei Herzbluttiger Events & People. Sie ist also zwar hauptsächlich auf unseren sozialen Kanälen aktiv, lässt ihrer Kreativität aber auch in dem ein oder anderen Beitrag freien Lauf.

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