Ihr möchtet ein Betriebsfest planen? Wir zeigen Euch in diesem Blogartikel, was es bei der Organisation zu beachten gilt – inklusive kostenloser Checkliste als Leitfaden zum Downloaden!
Ein Betriebsfest ist eine von einem Unternehmen organisierte Veranstaltung, um die Arbeitsatmosphäre zu fördern, Erfolge zu zelebrieren und das Gemeinschaftsgefühl zu stärken. Häufig dient es als Dankeschön für die Mitarbeitenden oder zur Feier besonderer Meilensteine.
Wie ein Betriebsfest planen?
Ein Jede:r von uns war sicherlich schon einmal auf einer Feier, die schlecht organisiert war. Daher ist eine gute Vorbereitung das A und O eines erfolgreichen Firmenevents! Mit unserer Checkliste könnt Ihr Schritt für Schritt Euer Betriebsfest planen und sicherstellen, dass jeder Aspekt bis ins kleinste Detail durchdacht ist.
✔ Schritt 1: Ziel und Konzept definieren
Zunächst solltet Ihr Euch bewusst machen, welche Ziele Ihr mit einer Betriebsfeier verfolgen wollt. Warum ladet Ihr Eure Gäste ein? Soll die Veranstaltung den Teamgeist stärken, als Dank für geleistete Arbeit dienen oder neue Mitarbeitende integrieren? Je klarer die Zielsetzung, desto leichter fällt die Organisation.
Häufige Anlässe für Betriebsfeste sind beispielsweise:
Wenn Ihr das Ziel definiert habt, folgt die Konzeptionierung Eurer Betriebsfeier. Recherchiert Ideen, vergleicht Preise und erstellt gegebenenfalls ein Moodboard, um all Eure kreativen Gedanken festzuhalten. Alternativ könnt Ihr an diesem Punkt bereits eine Eventagentur zur Unterstützung heranziehen, die alle weiteren Planungsschritte übernimmt. Das spart Zeit und bringt frische Ideen ein.
Kalkuliert, wie viele Gäste Ihr ungefähr erwarten könnt und bestimmt daraufhin das Budget. Berücksichtigt dabei Kostenpunkte wie Location, Catering, Unterhaltung, Technik und Dekoration. Plant etwa 10 – 20 % des Budgets als Puffer für unerwartete Ausgaben ein.
Betriebsfest Versteuerung Wusstet Ihr, dass Ihr Eure Betriebsfeier absetzen könnt? Für zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr wird ein steuerlicher Freibetrag von 110 Euro je Veranstaltung und pro Mitarbeiter:in gewährt.
✔ Schritt 3: Terminfindung
Findet einen Termin, der für möglichst viele Teammitglieder passt. Tools wie Doodle helfen bei der Abstimmung. Achtet bei der Festlegung auf Feiertage, Großveranstaltungen oder Ferien.
✔ Schritt 4: Location
Findet das Betriebsfest außerhalb Eurer Räumlichkeiten statt, solltet Ihr rechtzeitig eine geeignete Location anfragen, um die Chancen für Euren Wunschtermin zu erhöhen. Wir empfehlen zudem Vor-Ort-Besichtigungen, um zu überprüfen, ob die Räumlichkeiten Euren Anforderungen (wie etwa genügend Platz, gute Erreichbarkeit und Barrierefreiheit) entsprechen.
💡 Tipp: Überlegt, ob Ihr auch eine Möglichkeit für virtuelle Teilnahmen anbietet, falls Euer Unternehmen an mehreren Standorten arbeitet oder Remote-Mitarbeitende beschäftigt sind.
✔ Schritt 5: Einladungen versenden
Das Event-Konzept steht, der Tag ist festgelegt und die Location wurde ausgesucht? Dann wird es Zeit, Euer Team über das Betriebsfest zu informieren – mit einer Einladung! Nutzt dabei verschiedene Kommunikationskanäle: Per E-Mail, über ein Intranet oder eine spezielle Event-App – je nachdem, was am besten zu Eurem Unternehmen passt. Um die Teilnahme zu bestätigen, sollte eine Rückmeldung von den Gästen eingeholt werden. Es empfiehlt sich zudem, regelmäßige Erinnerungen zu verschicken, um sicherzustellen, dass das Event im Gedächtnis bleibt und keine Teilnahme vergessen wird.
✔ Schritt 6: Verpflegung
Damit sich kein lautes Magengrummeln während Eurer Feier breit macht, solltet Ihr für eine angemessene Verpflegung sorgen. Stellt sicher, dass das Catering den Vorlieben und Bedürfnissen aller Mitarbeitenden gerecht wird, etwa durch die Berücksichtigung von speziellen Ernährungsweisen oder Unverträglichkeiten. Achtet auch darauf, dass es sowohl alkoholische als auch nicht-alkoholische Getränke gibt. Idealerweise solltet Ihr pro Person ca. 400–500 ml Getränke pro Stunde kalkulieren, damit niemand auf dem Trockenen sitzt.
💡 Tipp: Erfahrungsgemäß bleibt immer etwas an Essen übrig. Spendet daher überschüssiges Essen an wohltätige Organisationen oder bereitet To-Go-Boxen vor, um Lebensmittelverschwendung zu umgehen.
✔ Schritt 7: Unterhaltung planen
Ein Betriebsfest lebt von einem abwechslungsreichen Programm. Bietet deshalb nicht nur gutes Essen und kühle Drinks an, sondern sorgt auch für originelle Unterhaltung, die lange in Erinnerung bleibt!
Ideen für unterhaltsame Programmpunkte:
Teambuilding-Spiele: Spiele wie „Schlag den Chef“, eine Teamolympiade oder andere Wettbewerbe fördern den Teamgeist und sind eine gute Möglichkeit, das Eis zu brechen.
Mitarbeiter-Auszeichnungen: Nutzt das Event, um besondere Leistungen zu würdigen – vielleicht in Form eines kleinen „Firmen-Oskars“? Werft hierfür gerne einen Blick auf unseren Gala-Abend „Hollywood“.
Interaktive Stationen: Fotoboxen oder DIY-Bereiche (etwa für Vision Boards, Cocktails & Co) sorgen für mehr Interaktion auf der Feier.
Live-Musik, DJ oder Showacts: Musik darf auf keinem Betriebsfest fehlen. Ein DJ oder Live-Musik sorgen für die richtige Stimmung, während Showacts für Überraschungsmomente sorgen.
✔Schritt 8: Ablaufplan erstellen
Ein klar strukturierter Ablaufplan hilft, das Betriebsfesr reibungslos über die Bühne zu bringen. Der Plan sollte alle wichtigen Programmpunkte enthalten: Anreise, Empfang der Gäste, offizielle Begrüßung durch die Geschäftsführung, das Hauptprogramm, Pausenzeiten sowie der Abschluss des Abends. Zusätzlich sollte immer ein Notfallplan bereitliegen, um auf unvorhergesehene Ereignisse, wie schlechtes Wetter oder technische Probleme, vorbereitet zu sein.
💡 Tipp: Wir bereiten für jedes Event immer zwei bis drei Notfallkits vor. Diese Sets umfassen Dinge wie Ersatzbatterien, ein Erste-Hilfe-Koffer, Schreibutensilien, eine Powerbank, Klebeband, Sicherheitsnadeln, Scheren, eine Taschenlampe und wichtige Dokumente enthalten. So könnt Ihr kleine Probleme schnell und effizient lösen.
✔Schritt 9: Letzte To-Do´s
Versicherung prüfen: Haftpflichtversicherung für Events abschließen
Genehmigungen einholen: Sind Lärmschutzauflagen, Sperrstunden oder andere Regelungen zu beachten?
Ihr seht: Ein Betriebsfest zu planen, erfordert viel Engagement und Vorbereitung. Aber die Mühe lohnt sich: Denn mit einer guten Planung und einem klaren Ziel wird Eure Firmenfeier zu einem unvergesslichen Erlebnis, das noch lange in Erinnerung bleibt – und positive Effekte auf das Betriebsklima, die Motivation und die Produktivität hat. Nutzt die Chance, um Eure Wertschätzung zu zeigen und das Team enger zusammenzubringen. Solltet Ihr Hilfe bei der Organisation benötigen oder direkt ein Betriebsfest buchen wollen, könnt Ihr uns jederzeit telefonisch unter der 022892982627, per Mail (info@herzbluttigerevents.de) oder via >WhatsApp erreichen. Wir freuen uns von Euch zu hören!
Vielleicht können wir Dir ja weiterhelfen! Hinterlasse einfach Deine Telefonnummer und wir rufen Dich für eine kostenlose Beratung ganz unverbindlich zurück.
