Jede:r von uns war sicherlich schon einmal auf einer Feier, die schlecht organisiert war – zu wenig Essen, lange Wartezeiten oder ein langweiliges Programm. Damit Eure nächste Firmenfeier ein voller Erfolg wird, ist eine gute Vorbereitung entscheidend. Mit unserer Checkliste könnt Ihr Schritt für Schritt Euer Firmenevent organisieren und sicherstellen, dass jedes Detail perfekt aufeinander abgestimmt ist.
Bevor Ihr mit der eigentlichen Organisation startet, solltet Ihr Euch fragen: Warum veranstalten wir die Firmenfeier überhaupt? Die Zielsetzung bildet die Grundlage für das gesamte Eventkonzept.
Anschließend geht es an das passende Eventkonzept: Soll es eher locker und entspannt oder elegant und exklusiv werden? Recherchiert Ideen, vergleicht Preise und erstellt gegebenenfalls ein Moodboard, um all Eure Gedanken festzuhalten.
Eine durchdachte Budgetplanung schützt vor unangenehmen Überraschungen. Kalkuliert zunächst die ungefähre Gästeanzahl und plant anschließend alle relevanten Kostenpunkte ein:
Location, Technik & Dekoration
Catering (Candybar, Buffet etc.) & Getränke
Unterhaltung & Showacts
Personal, ggf. Eventagentur
Transport & Übernachtungen
Give-aways oder Gastgeschenke
Firmenfeier Versteuerung Wusstet Ihr, dass Ihr Eure Firmenfeier absetzen könnt? Für zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr wird ein steuerlicher Freibetrag von 110 Euro je Veranstaltung und pro Mitarbeiter:in gewährt.
💡 Unser Erfahrungswert: Besonders bei größeren Events entstehen oft versteckte Kosten – etwa für Technik, Auf- und Abbau oder Zusatzpersonal. Plant deshalb zusätzlich etwa 10–20 % Budgetpuffer für spontane Ausgaben ein.
✔ Schritt 3: Terminfindung
Die Terminwahl entscheidet häufig darüber, wie viele Mitarbeitende tatsächlich teilnehmen können. Tools wie Doodle helfen bei der Abstimmung. Achtet bei der Festlegung auf Feiertage, interne Projektphasen, Großveranstaltungen oder Ferienzeiten.
✔ Schritt 4: Location
Die passende Eventlocation prägt die Atmosphäre Eurer Firmenfeier maßgeblich. Achtet bei der Auswahl auf ausreichende Kapazitäten, gute Erreichbarkeit, Parkmöglichkeiten, Barrierefreiheit, mögliche Sitzordnungen und technische Ausstattung. Vor-Ort-Besichtigungen sind dabei unverzichtbar.
💡 Herzbluttiger Tipp: Für Unternehmen mit mehreren Standorten oder Remote-Teams kann außerdem eine hybride Teilnahme sinnvoll sein.
✔ Schritt 5: Verpflegung
Gutes Essen bleibt Gästen besonders lange in Erinnerung. Achtet auf eine abwechslungsreiche Verpflegung und berücksichtigt:
vegetarische & vegane Optionen
Allergien & Unverträglichkeiten
kulturelle Besonderheiten
alkoholfreie Alternativen → Als Richtwert empfehlen wir etwa 400–500 ml Getränke pro Person und Stunde.
💡 Tipp: Überschüssiges Essen muss nicht entsorgt werden. To-Go-Boxen oder Kooperationen mit sozialen Einrichtungen helfen dabei, Lebensmittel sinnvoll weiterzugeben.
✔ Schritt 6: Dienstleister-Management
Neben Location und Catering spielen auch zuverlässige Dienstleister eine entscheidende Rolle für den Erfolg Eurer Firmenfeier. Dazu zählen unter anderem:
DJs oder Live-Bands
Fotograf:innen & Videograf:innen
Technikdienstleister
Moderator:innen
Security-Personal
Dekorations- und Floristikservices
💡 Euer Vorteil bei Herzbluttiger Events: Dank unseres Netzwerks aus erfahrenen Partner:innen können wir schnell passende Dienstleister vermitteln und sämtliche Abstimmungen zentral übernehmen.
✔ Schritt 7: Einladungen
Das Event-Konzept steht, der Tag ist festgelegt und die Location wurde ausgesucht? Dann wird es Zeit, Euer Team über die Firmenfeier zu informieren – mit einer Einladung! Nutzt dabei verschiedene Kommunikationskanäle: Per E-Mail, über ein Intranet oder eine spezielle Event-App – je nachdem, was am besten zu Eurem Unternehmen passt. Damit Ihr auch zahlreiche Rückmeldungen auf Eure Einladung bekommt, bittet Eure Gäste um eine kurze Bestätigung. Schickt darüber hinaus regelmäßig Erinnerungen. So bleibt das Event in Erinnerung!
✔ Schritt 8: Interaktive Unterhaltung
Eine erfolgreiche Firmenfeier lebt von Emotionen, Interaktion und gemeinsamen Erlebnissen. Neben gutem Essen sollte deshalb auch das Unterhaltungsprogramm überzeugen.
Ideen für unterhaltsame Programmpunkte:
Teambuilding-Spiele: Spiele wie „Schlag den Chef“, eine Teamolympiade oder andere Wettbewerbe fördern den Teamgeist und sind eine gute Möglichkeit, das Eis zu brechen.
Mitarbeiter-Auszeichnungen: Nutzt das Event, um besondere Leistungen zu würdigen – vielleicht in Form eines kleinen „Firmen-Oskars“? Werft hierfür gerne einen Blick auf unseren Gala-Abend „Hollywood“.
Mitmach-Stationen: Fotoboxen oder DIY-Bereiche (etwa für Vision Boards, Cocktails & Co) sorgen für mehr Interaktion auf der Feier.
Musik: Musik darf auf keinem Betriebsfest fehlen. Ein DJ oder Live-Musik sorgen für die richtige Stimmung, während Showacts wie Comedians oder Zauberer für Überraschungsmomente sorgen.
✔ Schritt 9: Logistik & ggf. Übernachtungen
Nehmen Mitarbeitende oder Gäste aus anderen Städten teil, solltet Ihr frühzeitig die Logistik planen:
Hotelkontingente reservieren
Shuttle-Services organisieren
Parkmöglichkeiten kommunizieren
ÖPNV-Anbindung prüfen
Heimfahrmöglichkeiten nach der Feier sicherstellen
💡 Tipp von Herzbluttiger Events: Taxi-Gutscheine werden von Gästen oft besonders positiv wahrgenommen – und minimieren Euren Planungsaufwand.
✔ Schritt 10: Ablaufplan
Ein strukturierter Zeitplan sorgt dafür, dass Eure Firmenfeier reibungslos abläuft. Der Plan sollte alle wichtigen Programmpunkte enthalten: Auf- & Abbauzeiten, Technik-Checks, Einlasskontrolle bzw. Gästeempfang, Programmpunkte sowie Pausen- & Essenszeiten. Zusätzlich sollte immer ein Notfallplan bereitliegen, um auf unvorhergesehene Ereignisse, wie schlechtes Wetter oder technische Probleme, vorbereitet zu sein.
💡 Herzbluttiger Tipp: Wir bereiten für jedes Event immer zwei bis drei Notfallkits vor. Diese enthalten u.a. Ersatzbatterien, ein Erste-Hilfe-Set, Schreibutensilien, Powerbanks, Klebeband, Sicherheitsnadeln, Scheren, Taschenlampen und wichtige Dokumente.
✔ Schritt 11: Letzte To-Do´s
Gerade bei Großveranstaltungen sollten im letzten Schritt folgende organisatorische Punkte geprüft werden:
Haftpflichtversicherung abschließen
GEMA-Anmeldung durchführen
Lärmschutzauflagen beachten
Sperrstunden prüfen
Sicherheitskonzept abstimmen
✔ Schritt 12: Feedback einholen
Nach der Firmenfeier ist vor der nächsten Veranstaltung. Holt Euch deshalb Feedback von Euren Mitarbeitenden ein:
Was kam besonders gut an?
Welche Programmpunkte waren beliebt?
Wo gibt es Verbesserungspotenzial?
Kurze Umfragen helfen dabei, zukünftige Firmenevents noch erfolgreicher zu gestalten.
Eine erfolgreiche Firmenfeier braucht kreative Ideen, eine strukturierte Planung und viel Liebe zum Detail. Wer frühzeitig organisiert, das Team einbindet und auf professionelle Unterstützung setzt, schafft ein Event, das nachhaltig in Erinnerung bleibt. Ihr möchtet Eure Firmenfeier stressfrei planen und einzigartige Erlebnisse schaffen? Dann unterstützt Euch Herzbluttiger Events gerne bei Konzeption, Organisation und Umsetzung Eures nächsten Firmenevents.
Vielleicht können wir Dir ja weiterhelfen! Hinterlasse einfach Deine Telefonnummer und wir rufen Dich für eine kostenlose Beratung ganz unverbindlich zurück.
