Eine Betriebsfeier ist in vielen Firmen ein fester Bestandteil der Unternehmenskultur. Doch als Arbeitgeber stellt sich schnell die Frage: Welche steuerlichen Vorteile bietet eine solche Veranstaltung? Und was gilt es noch rechtlich zu berücksichtigen? In diesem Artikel findet ihr alle wichtigen Informationen – inklusive anschaulicher Beispiele.
1. Betriebsfeier Definition
Eine Betriebsfeier ist eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Solch ein Event soll die Zusammenarbeit im Team fördern, das Arbeitsklima verbessern und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Der Anlass kann beispielsweise ein Jubiläum, eine saisonale Feierlichkeit oder ein erfolgreicher Projektabschluss sein. Auch als Networking Event bietet sich eine Betriebsfeier an – insbesondere, wenn Ihr eine Betriebsfeier mit Geschäftsfreunden oder eine Betriebsfeier mit Kunden organisiert.
2. Steuerliche Behandlung
Betriebsfeiern sind unter bestimmten Bedingungen steuerlich begünstigt. So liegt der Freibetrag für Arbeitgeberzuwendungen bei Betriebsfeiern in Deutschland aktuell bei 110 Euro pro Mitarbeiter inklusive Umsatzsteuer (siehe § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG). Kosten, die über den Freibetrag hinausgehen, müssen mit 25% pauschal versteuert werden.
2.1 Wann ist eine Betriebsveranstaltung steuerfrei?
Damit eine Betriebsveranstaltung steuerfrei bleibt und der Freibetrag ausgeschöpft werden kann, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:
✓ Teilnehmerkreis
Die Betriebsfeier muss allen Mitarbeitern einer betrieblichen Einheit offenstehen; Einschränkungen sind nur in Ausnahmefällen zulässig. Externe Teilnehmer (wie Kunden und Geschäftspartner) sind steuerlich nicht begünstigt – ihre Kosten müssen separat abgerechnet werden. Familienangehörige dürfen als Begleitpersonen teilnehmen und profitieren steuerlich, wenn ihre Kosten in den Freibetrag des jeweiligen Mitarbeiters einfließen.
✓ Betriebliche Veranlassung
Die Veranstaltung darf nicht auf privater Initiative basieren, sondern muss im Rahmen eines betrieblichen Anlasses (z. B. Weihnachtsfeier) stattfinden und wesentlich von dem Unternehmen selbst oder von einer beauftragten Eventagentur organisiert werden.
✓ Jahresgrenze
Der Freibetrag kann nur für zwei Betriebsfeiern im Jahr genutzt werden. Wenn der Freibetrag bei der ersten Betriebsveranstaltung nicht vollständig genutzt wird, kann der Rest nicht auf die zweite Feier übertragen werden. Jede weitere Betriebsfeier unterliegt der vollen Steuerpflicht.
✓ Angemessene Kosten
Die Kosten für die Betriebsfeier müssen angemessen sein. Das bedeutet, dass die Ausgaben im Verhältnis zum Anlass und zum Unternehmensumfeld stehen sollten. Die Aufwendungen sollten also nicht übermäßig hoch sein und müssen in einem realistischen Rahmen bleiben, um keine steuerlichen Probleme zu verursachen.
2.2 Welche Kosten fallen unter den Freibetrag?
Es gibt viele verschiedene Kosten, die unter den Freibetrag für Betriebsveranstaltungen fallen:
| Kategorie | Beispiele |
| Verpflegung | • Restaurantbesuche, Lieferdienst-Bestellungen, Catering • Einkäufe für Eigenbewirtung (z. B. Getränke, Snacks, Buffet) • Kosten für Barkeeper oder Servicepersonal • Trinkgelder für Servicekräfte |
| Hin-Rücktransport, Übernachtung | • Shuttle-Services (z. B. Bus, Taxi, Mietwagen) • Tickets für den öffentlichen Nahverkehr (Bahn, U-Bahn, Bus) • Kilometerpauschale für Fahrgemeinschaften • Hotelzimmer und andere Unterkünfte • Parkgebühren für Teilnehmer |
| Aktivitäten | • Eintrittskarten für Freizeitparks, Museen, Theater oder Kino • Kosten für Teamevents (z. B. Escape Room, Floßbau, Bowling, Weinwanderung, Quizshow etc.) • Honorare für Eventagenturen oder Workshop Anbieter • Sportliche Teamaktivitäten (z. B. Fahrradtour, Golf, Kartfahren, Seifenkistenrennen) |
| Geschenke | • Goodie Bags mit kleinen Aufmerksamkeiten • Geschenke an Mitarbeitende (z. B. Wein, Schokolade, Gutscheine) • Verlosungsgewinne oder Preise für Wettbewerbe • Erinnerungsfotos oder personalisierte Souvenirs |
| Kosten für den äußeren Rahmen | • Miete für Veranstaltungsräume, Säle oder Outdoor-Flächen • Dekoration (z. B. Blumen, Tischschmuck, Ballons) • Kosten für Musik (DJ, Band, Streaming-Lizenzen) • Licht- und Tontechnik, Eventausstattung • Sicherheitsdienst oder Sanitätsdienst für größere Veranstaltungen Wichtig: Kosten für den Energie- und Wasserverbrauch in firmeneigenen Räumen gelten nicht als steuerfreie Zuwendungen! |
2.3 Wie werden die Zuwendungen je Mitarbeiter berechnet?
Zur Berechnung, ob die Zuwendungen den Freibetrag überschreiten, werden die gesamten Kosten der Feier durch die anwesenden Teilnehmer (einschließlich Begleitpersonen) geteilt. Auf die Anzahl der eingeladenen Personen kommt es demgegenüber nicht an. Bedeutet: Bei kurzfristigen Absagen steigen die anteiligen Kosten pro Kopf.
3. Versicherungsschutz bei der Betriebsfeier
Für Arbeitgeber ist es oft eine Herausforderung zu beurteilen, wann der gesetzliche Unfallversicherungsschutz (§ 2 Abs. 1 SGB VII) bei einer Betriebsfeier greift und wann er endet. Grundsätzlich sind alle Aktivitäten versichert, die in direktem Zusammenhang mit dem Zweck der Veranstaltung stehen, etwa Teamspiele, gemeinsames Essen, Tanzen oder sportliche Aktivitäten.
Ebenso wie am regulären Arbeitsplatz sind auch die Wege zur und von der Betriebsfeier abgedeckt. Dabei gelten die üblichen Regeln: Der Versicherungsschutz besteht nur auf dem direkten, unterbrechungsfreien Weg – Umwege sind ausgeschlossen. Fahrgemeinschaften sind zulässig und ebenfalls versichert.
Der Versicherungsschutz entfällt, wenn ein Unfall maßgeblich auf Alkoholgenuss zurückzuführen ist. Zudem sind Gäste wie Familienangehörige oder ehemalige Mitarbeiter nicht durch die gesetzliche Unfallversicherung abgesichert.
4. Betriebsfeier und Arbeitszeit
Findet eine Betriebsfeier während der regulären Arbeitszeit statt, gilt sie als Arbeitszeit und wird entsprechend vergütet. Arbeitnehmer, die aus verschiedenen Gründen nicht an einer Betriebsfeier während der Arbeitszeit teilnehmen können oder wollen, müssen entweder regulär arbeiten oder einen Urlaubstag nehmen. Erfolgt die Veranstaltung hingegen außerhalb der Arbeitszeit, ist die Teilnahme freiwillig.
💡 Tipp: Falls die Betriebsfeier außerhalb der regulären Arbeitszeit stattfindet, kann es sinnvoll sein, eine alternative Teilnahmeoption anzubieten – zum Beispiel durch hybride Teamevents oder digitale Zuschaltmöglichkeiten.
Fazit: Betriebsfeier clever planen
Mit einer gut organisierten Betriebsfeier könnt Ihr nicht nur das Wir-Gefühl stärken, sondern auch die Unternehmenskultur positiv beeinflussen und wertvolle Geschäftsbeziehungen pflegen. Achtet dabei immer auf die rechtlichen Rahmenbedingungen, um böse Überraschungen zu vermeiden.
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Sharlene Winter
Teamevent Expertin
