Eventplanung Checkliste: Schritt für Schritt-Vorlage

Ihr möchtet ein Teamevent, einen Betriebsausflug oder eine Firmenfeier planen? Ihr wisst jedoch nicht so recht, womit Ihr anfangen sollt und was Ihr alles bei der Organisation beachten müsst? Wir haben für Euch eine Eventplanung Checkliste erstellt, mit der garantiert nichts mehr schief gehen kann!

Schritt für Schritt zum perfekten Event

Unsere Eventplanung Checkliste ist unterteilt in Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung, sodass Ihr Schritt für Schritt Euer unvergessliches Teamevent planen könnt.
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1. Ziel und Konzept festlegen

Bevor die Planung beginnt, solltet Ihr Euch über das Ziel und das Konzept des Events im Klaren sein.

Wichtige Fragen:

• Was ist der Anlass? Handelt es sich um einen Teamtag, eine Betriebsfeier, ein Sommerfest oder ein Jubiläum?
• Wer ist die Zielgruppe? Berücksichtigt Alter, Interessen, Erwartungen und besondere Bedürfnisse der Gäste.
• Wie soll das Event aussehen? Definiert, ob das Event sportlich, kreativ, kulinarisch oder informativ sein und ob es Indoor oder Outdoor stattfinden soll. Darauf aufbauend könnt Ihr dann Ideen recherchieren und ggf. eine Eventagentur heranziehen.

💡 Profi-Tipp: Erstellt ein Moodboard oder eine Skizze, um alle Visionen zu visualisieren und genauere Vorstellungen zu bekommen.

2. Die Event-Vorbereitung

Ihr habt Euch auf eine Teamevent Idee geeinigt? Dann wird es Zeit für die ersten vorbereitenden Schritte! Diese Phase ist der umfangreichste Teil der Eventplanung. Daher ist es ratsam, ein Teamevent nicht alleine, sondern als Team oder mindestens zu zweit zu planen. So stärkt Ihr auch schon in der Planungsphase Euren Teamgeist.

• Budgetplanung: Legt ein Budget fest und erstellt eine Liste mit allen Kostenpunkten, um zu vermeiden, dass die Finanzen aus dem Ruder geraten. Priorisiert unverzichtbare Elemente und Dinge, die „nice to have“ sind.
  ➜ Tipp: Plant einen Puffer von mindestens 10–15 % für unvorhergesehene Ausgaben ein.
• Datum festlegen: Findet einen Termin, der für möglichst viele Gäste passt. Tools wie Doodle helfen bei der Abstimmung. Achtet bei der Festlegung auf Feiertage, Großveranstaltungen oder Ferien. Sobald das Datum steht, solltet Ihr rechtzeitig Einladungen mit allen wichtigen Infos versenden, um eine möglichst hohe Anzahl an Teilnehmenden zu erreichen. Wenn Ihr noch eine Einladungsvorlage benötigt, klickt >hier!
• Locationsuche: Wählt einen Ort, der zum Thema passt und praktisch gelegen ist.
  ➜ Tipp: Besichtigt die Location persönlich, um sicherzustellen, dass sie Euren Anforderungen (bspw. in Bezug auf Technik, Parkmöglichkeiten, Ausstattungen etc.) entspricht. Macht Fotos, um Details bei der weiteren Planung zu berücksichtigen.
• Verpflegung: Eine gute Verpflegung tägt entscheidend zum Erfolg des Events bei. Stellt vegetarische und vegane Alternativen bereit und beachtet Allergien. Plant zudem genügend alkoholfreie Optionen ein.
  ➜ Tipp: Kalkuliert pro Person ca. 400–500 ml Getränke pro Stunde, damit niemand auf dem Trockenen sitzt.
• Dekorationskonzept überlegen: Überlegt Euch ein Dekorationskonzept, um ein harmonisches Stimmungsbild zu kreieren. Kauft alle benötigten Materialien ein.
• Tagesablauf planen: Plant den Event-Tag detailliert, inklusive Anreise, Aufbauzeit, Programmpunkten und Abbau.

Ein digitales Tool kann Euch helfen, den Überblick zu behalten und viele Aufgaben zu automatisieren. Plattformen wie Eventbrite, Trello, Asana oder Monday.com bieten Funktionen zur Erstellung von To-Do-Listen, Budgetplanung, Gästelistenverwaltung und Event-Tracking. Diese Tools ermöglichen es Euch, Aufgaben zu delegieren, Termine zu überwachen und Dokumente an einem zentralen Ort zu speichern.

2. Die Durchführung

Wenn Ihr eine Eventagentur wie Herzbluttiger Events & People zu Hilfe zieht, sorgen erfahrene Eventmanager:innen für einen reibungslosen Ablauf des Events. Plant Ihr allerdings Euer Teamevent komplett alleine, müssen folgende Punkte beachtet werden:

• Check-up durchführen: Macht einen Probelauf, um sicherzustellen, dass alle Geräte ordnungsgemäß funktionieren, Eure Ausstattung komplett ist und nichts fehlt.
  ➜ Tipp: Wir bereiten für jedes Event immer zwei bis drei Notfallkits vor. Diese Sets umfassen Dinge wie Ersatzbatterien, ein Erste-Hilfe-Koffer, Schreibutensilien, eine Powerbank, Klebeband, Sicherheitsnadeln, Scheren, eine Taschenlampe und wichtige Dokumente enthalten. So könnt Ihr kleine Probleme schnell und effizient lösen.
• Programmpunkte moderieren: Stellt sicher, dass alle Programmpunkte gut kommuniziert werden.
• Zeitmanagement: Achtet darauf, dass der Zeitplan eingehalten wird.
• Atmosphäre: Schafft eine Wohlfühlumgebung durch passende Musik und erstklassigen Service.

3. Die Nachbereitung

Das Teamevent war ein voller Erfolg und jetzt heißt es erst einmal entspannen? Nicht ganz, denn wie heißt es so schön: Nach dem Event ist vor dem Event! Eine gründliche Nachbereitung sichert wertvolle Erkenntnisse für künftige Veranstaltungen.

• Feedback einholen: Befrage Gäste und Teammitglieder, um Verbesserungspotenziale zu erkennen. Was lief gut? Was war schlecht?
• Abschlussberichte: Reiche Rechnungen in der Buchhaltung ein und führe ein Budgetabgleich durch.
• Dankesagungen: Bedanke dich bei den Gästen, Sponsoren und dem Team für ihre Unterstützung.

💡 Tipp: Versende eine Nachbereitungsmail mit Fotos und Highlights, um bei deinen Gästen einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.

Hier könnt Ihr unsere Eventplanung Checkliste als PDF herunterladen:

Fazit: Vorbereitung ist alles

Eine Eventplanung-Checkliste hilft Euch dabei, Eure nächste Veranstaltung systematisch und effizient zu organisieren. Mit einer klaren Struktur, praxisnahen Tipps und einem guten Zeitmanagement steht einem gelungenen Teamevent nichts mehr im Weg. Ihr habt weitere Fragen zur Eventplanung oder möchtet Euch von Profis beraten lassen? Dann meldet Euch gerne bei uns!

Eure Ansprechpartnerin:

Sharlene Winter
Expertin für Winter Teamevents

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