Ihr möchtet ein Teamevent, einen Betriebsausflug oder ein Teambuilding Event planen? Ihr wisst jedoch nicht so recht, womit Ihr eigentlich anfangen sollt und was Ihr alles bei der Eventplanung beachten müsst? Wir haben für Euch eine Eventplanung Checkliste erstellt, mit der garantiert nichts mehr schief gehen kann!
Schritt für Schritt zum perfekten Teamevent
Unsere Eventplanung Checkliste ist unterteilt in Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung, sodass Ihr Schritt für Schritt Euer unvergessliches Teamevent planen könnt.
1. Eventplanung Checkliste: Die Vorbereitung
Die Vorbereitung nimmt am meisten Zeit in Anspruch und ist der wohl wichtigste Teil. Daher ist es ratsam, ein Teamevent nicht alleine, sondern als Team oder mindestens zu zweit zu planen. So stärkt Ihr auch schon in der Planungsphase Euren Teamgeist.
✔ Anlass/ Ziel festlegen:
z.B. Teambuilding, Betriebsausflug, Kick-Off, Sommerfest oder Weihnachtsfeier
✔ Budget einholen
✔ Umfrage zu Datum & Zeit durchführen
✔ Teilnehmerzahl bestimmen
✔ Art & Ort des Events festlegen: Indoor, Outdoor oder Online?
✔ Ggf. Erfahrene & kreative Eventagentur wählen, z.B. Herzbluttiger Events & People
✔ Teamevent Idee überlegen, z.B. Schnitzeljagd, Floßbau oder Weinwanderung
✔ Essen & Getränke einplanen
✔ Ggf. Fotograf festlegen
✔ Anreise planen
✔ Einladungen mit Infos zu Kleidung & Anreise & Verpflegung verschicken
2. Eventplanung Checkliste: Die Durchführung
Wenn Ihr ein Teamevent über eine professionelle und kreative Eventagentur wie Herzbluttiger Events & People bucht, sorgen (unsere) erfahrene Eventmanagerinnen und Eventmanager für einen reibungslosen Ablauf des Events. Plant Ihr allerdings Euer Teamevent komplett alleine, gilt es folgendes zu beachten:
✔ Zeitplan einhalten
✔ Teilnehmer/innen über Ablauf & Zeiten informieren
✔ Programmpunkte moderieren
✔ Überblick über alle Teilnehmer/innen behalten
✔ Teilnehmer/innen mit Essen & Getränken versorgen
✔ Für Wohlfühlatmosphäre sorgen
3. Eventplanung Checkliste: Die Nachbereitung
Das Teamevent war ein voller Erfolg und jetzt heißt es erst einmal entspannen?
Nicht ganz, denn wie heißt es so schön: Nach dem Event ist vor dem Event! Auch die Nachbereitung ist wichtig, um Learnings für die nächsten Teamevents mitzunehmen. Im sogenannten „Recap“ geht es darum, die Veranstaltung Revue passieren zu lassen und Verbesserungspotenzial aufzudecken.
✔ Was lief gut, was lief schlecht?
✔ Feedback einholen
✔ Fotos und/oder Danksagungen verschicken
✔ Abrechnungen einreichen & Budgetabgleich durchführen
Hier könnt Ihr unsere Eventplanung Checkliste als PDF herunterladen:
Ihr befindet Euch gerade in den Anfangszügen einer Eventplanung für ein Teamevent Bonn oder europaweit?
Solltet Ihr Hilfe bei der Eventplanung benötigen, stehen wir Euch als Eventagentur gerne mit Rat und Tat zur Seite! Meldet Euch einfach telefonisch unter der +49 (0) 228 929 826 27, per Mail an info@herzbluttiger.de oder vereinbart einen unverbindlichen und kostenlosen Beratungstermin!
Eure Ansprechpartnerin:
Sharlene Winter
Expertin für Winter Teamevents
