Ihr möchtet ein Teamevent, einen Betriebsausflug oder eine Firmenfeier planen? Ihr wisst jedoch nicht so recht, womit Ihr eigentlich anfangen sollt und was Ihr alles bei der Organisation beachten müsst? Wir haben für Euch eine Eventplanung Checkliste erstellt, mit der garantiert nichts mehr schief gehen kann!
Schritt für Schritt zum perfekten Event
Unsere Eventplanung Checkliste ist unterteilt in Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung, sodass Ihr Schritt für Schritt Euer unvergessliches Teamevent planen könnt.
1. Eventplanung Checkliste: Die Vorbereitung
Die Vorbereitung nimmt am meisten Zeit in Anspruch und ist der wohl wichtigste Teil. Daher ist es ratsam, ein Teamevent nicht alleine, sondern als Team oder mindestens zu zweit zu planen. So stärkt Ihr auch schon in der Planungsphase Euren Teamgeist.
✔ Anlass/ Ziel festlegen: z.B. Teambuilding, Betriebsausflug, Kick-Off, Sommerfest oder Weihnachtsfeier
✔ Randfakten klären: Budget, Personenzahl, Ort, Datum & Uhrzeit
✔ Wenn Ihr nicht bei Euch vor Ort feiert: Location suchen, besichtigen und Entscheidung treffen
✔ Teamevent Idee überlegen (z.B. Schnitzeljagd, Floßbau oder Weinwanderung) und ggf. Eventagentur zur Unterstützung heranziehen
✔ Essen & Getränke organisieren, ggf. Catering anfragen
✔ Anreise planen
✔ Einladungen mit Infos zu Kleidung & Anreise & Verpflegung verschicken. Erhaltet >hier eine Einladungsvorlage.
2. Eventplanung Checkliste: Die Durchführung
Wenn Ihr eine Eventagentur wie Herzbluttiger Events & People zu Hilfe zieht, sorgen erfahrene Eventmanager:innen für einen reibungslosen Ablauf des Events. Plant Ihr allerdings Euer Teamevent komplett alleine, müssen folgende Punkte beachtet werden:
✔ Zeitplan einhalten
✔ Programmpunkte moderieren
✔ Überblick über alle Teilnehmer:innen behalten
✔ Für Wohlfühlatmosphäre sorgen
3. Eventplanung Checkliste: Die Nachbereitung
Das Teamevent war ein voller Erfolg und jetzt heißt es erst einmal entspannen?
Nicht ganz, denn wie heißt es so schön: Nach dem Event ist vor dem Event! Auch die Nachbereitung ist wichtig, um Learnings für die nächsten Teamevents mitzunehmen. Im sogenannten „Recap“ geht es darum, die Veranstaltung Revue passieren zu lassen und Verbesserungspotenzial aufzudecken.
✔ Was lief gut, was lief schlecht?
✔ Feedback aller Gäste einholen
✔ Fotos und/oder Danksagungen verschicken
✔ Abrechnungen einreichen & Budgetabgleich durchführen
Hier könnt Ihr unsere Eventplanung Checkliste als PDF herunterladen:
Ihr braucht Unterstützung bei der Eventplanung?
Als Eventagentur stehen wir Euch gerne mit Rat und Tat zur Seite! Meldet Euch einfach telefonisch unter der +49 (0) 228 929 826 27, per Mail an info@herzbluttigerevents.de oder vereinbart einen >kostenlosen Beratungstermin über Calendly!
Eure Ansprechpartnerin:
Sharlene Winter
Expertin für Winter Teamevents
