Was ist ein Kick Off Meeting?

Ein erfolgreicher Projektstart ist oft der Schlüssel für gute Ergebnissen. Und genau hier kommt das Kick Off Meeting ins Spiel!

Definition

Unter einem Kick Off Meeting versteht man das erste Aufeinandertreffen eines Projektteams. Ziel ist es, die Grundlagen des Projekts gemeinsam zu besprechen, Erwartungen zu klären und maximale Klarheit zu schaffen.

Kick Off Meeting Bedeutung

Ein Kick Off Meeting zielt darauf ab, die Motivation zu fördern, das Wir Gefühl zu stärken und Klarheit hinsichtlich der Ziele, Erwartungen sowie Aufgaben zu schaffen. Schaut man sich das >5-Phasenmodell nach Tuckman an, so lässt sich eine Kick Off der ersten Teambildungsphase zuordnen – dem sogenannten Forming. In dieser Phase lernen sich die Projektmitglieder kennen und finden ihre jeweiligen Rollen.

Konkrete Kick-Off-Meeting-Ziele:

✔ Klarheit schaffen: Rollen, Verantwortlichkeiten und Projektziele müssen verständlich kommuniziert werden.
✔ Motivation fördern: Durch Transparenz und Inspiration bringt Ihr das Team auf einen motivierten Kurs.
✔ Kommunikationswege etablieren: Es wird definiert, wie der Informationsaustausch im Projekt organisiert wird.
✔ Herausforderungen identifizieren: Frühzeitig auf mögliche Stolpersteine hinweisen und Lösungen diskutieren.
✔ Teamdynamik stärken: Teilnehmer:innen lernen sich kennen und schaffen Vertrauen.

Kick Off Meeting: Der Ablauf

Ein Kick-off-Meeting folgt üblicherweise einer klaren, von euch im Voraus festgelegten Agenda. Die Dauer kann variieren und richtet sich nach den geplanten Themen sowie Eurem Gesprächsbedarf. In der Regel dauert ein solches Meeting mehrere Stunden, manchmal sogar einen ganzen Tag. Um Euch einen Eindruck zu geben, haben wir einen beispielhaften Ablauf für Euch zusammengestellt, den auch wir als Anhaltspunkt für unsere internen Kick-Off-Veranstaltungen nutzen:

Agenda-Beispiel für ein Kick-Off-Meeting

◾ Begrüßung & Get-together: Die Projektleitung eröffnet das Meeting, begrüßt die Teilnehmer:innen und stellt die Agenda sowie das Ziel und den Zweck des Meetings vor. Es ist üblich, dass sich alle Beteiligten kurz vorstellen, insbesondere wenn Personen aus verschiedenen Teams oder Abteilungen anwesend sind.

◾ Klärung der Vision & Projektziele: Klar definierte Ziele und der Umfang des Projekts werden diskutiert und festgelegt, um ein gemeinsames Verständnis zu schaffen.

◾ Festlegung des Strategieplans: Es wird ein strategischer Fahrplan samt Deadlines, Ressourcenbedarf sowie Verantwortlichkeiten im Projektteam festgehalten, um eine funktionierende Gruppendynamik sicherzustellen.

◾ Risiko-Prognosen: Potenzielle Risiken und Herausforderungen werden angesprochen, um präventive Maßnahmen zu erarbeiten und Lösungsansätze zu diskutieren.

◾ Interaktive Elemente oder Teambuilding: Manchmal werden interaktive Elemente eingebaut, um das Engagement zu fördern und den Teamgeist zu stärken. >Hier erhaltet Ihr Inspirationen rund um teambildende Maßnahmen während eines Kick Offs.

◾ Zusammenfassung und Ausblick: Der oder die Moderator:in fasst die wichtigsten Punkte des Meetings zusammen, klärt noch offene Fragen und informiert über die nächsten Schritten.

Hier ist ein beispielhafter Zeitplan:

Jetzt unser Template als Vorlage downloaden!

Fazit

Ein erfolgreiches Kick Off Meeting ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einem erfolgreichen Projektabschluss. Es schafft die Grundlage für eine organisierte, fokussierte und effektive Zusammenarbeit im Team. Ihr möchtet Euer Kick Off Meeting um interaktive Teambuilding Elemente ergänzen? Unsere Event-Expert:innen beraten Euch gerne zu den vielfältigen Möglichkeiten! Meldet Euch einfach bei uns.

Euer Ansprechpartner:

Markus Lennackers
Experte für hybrides Teambuilding

Jetzt unverbindliche Anfrage stellen!